Was kostet es, wenn Sie einem Kunden ersteigerte Ware zuschicken? Diese Frage wird von unterschiedlichen Versteigerern höchst unterschiedlich beantwortet. Es gibt Auktionshäuser, die zwei bis drei Kategorien von Versandkosten mit jeweils festen Preisen kennen; andere setzen den Versandpreis individuell "aus dem Bauch heraus" fest; und wieder andere schätzen den konkreten Aufwand an Versandmaterial und Arbeitszeit ab und kalkulieren daraus den Versandpreis.

Um diese Vielgestaltigkeit abzubilden, verzichtet ABS kurzerhand auf eine einheitliche Methode zur Versandkalkulation. Statt dessen können Sie in den Systemeinstellungen einstellen, welche Programmbibliothek Sie für die Kalkulation verwenden möchten.

"Ab Werk" kommt ABS derzeit mit zwei Alternativen, und zwar den Programmbibliotheken "BasicShippingCalculator.dll" und "ShippingCalculator.dll".

BasicShippingCalculator.dll

Mit dieser Programmbibliothek sind Sie bei der Kalkulation "aus dem Bauch" - will sagen: Hier geben Sie die Informationen zum Versand schlicht händisch ein. Wenn Sie mit dieser Programmbibliothek Versandkosten angeben, sehen Sie das folgende Fenster:

Wenn Sie diese Angaben speichern, erscheinen die angegebenen Versandkosten auf der Rechnung; die anderen Informationen werden auf den Packzetteln an die Versandabteilung weitergeleitet.

ShippingCalculator.dll

Die zweite Programmbibliothek ist das Kontrastprogramm zur vorigen. Hier kalkulieren Sie Ihre Versandkosten über den geschätzten Aufwand an Material und Arbeitszeit:

Geben Sie den geschätzten Aufwand an Verpackungsmaterial an, erfassen Sie ggf. Anweisungen an die Packabteilung. Wenn Sie Ihre Angaben speichern, passiert das Gleiche wie oben: Der kalkulierte Versandpreis erscheint auf der Rechnung, die Angaben über Versandmaterial und Arbeitszeit sowie Ihre Anweisungen werden auf den Packzetteln an die Versandabteilung weitergeleitet.

Voriger Beitrag:
Anmerkungen zur Auktionsstatistik
Nächster Beitrag:
Stetige (bzw. unstetige) Berechnung von Aufgeld und Provision

 

Während und nach der Auktion stellen Sie Rechnungen an die erfolgreichen Bieter. Das tun Sie mit der Menüoption "Auktion -> Bieter -> Einzelrechnung erstellen". Nachdem Sie diesen Menüpunkt angeklickt haben, wählen Sie zunächst die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen). Anschließend sehen Sie das folgende Fenster:

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Ändern" wählen Sie den gewünschten Bieter aus (vgl. Bieter auswählen). Anschließend blendet Ihnen ABS die Daten des Bieters und die ersteigerten Objekte ein:

Um Details zu einem Objekt anzuehen, doppelklicken Sie auf das Objekt. ABS zeigt Ihnen dann das betreffende Objektfenster (vgl. Objektdaten anzeigen)

Falls Sie die Ware an den Kunden verschicken, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche "Versand" Versandkosten kalkulieren und einfügen (vgl. Versandkosten kalkulieren). Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Rechnung erstellen". Nun sehen Sie das folgende Fenster:

Hier erfassen Sie Informationen darüber, ob und ggf. welche Zahlungen der Kunde leistet und wie die Rechnung ausgegeben werden soll.

Zahlungsbedingungen

Ganz oben können Sie die Zahlungsbedingungen zu Ihrer Rechnung einstellen. Standardmäßig werden Ihnen diejenigen Bedingungen vorgeschlagen, die Sie in Ihren ABS-Einstellungen hinterlegt haben (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Konditionen").

Zahlungen (und Teilzahlungen) erfassen

Wenn Sie direkt nach der Auktion Rechnungen an anwesende Kunden stellen, werden diese Kunden ihre Rechnung häufig sofort begleichen. In diesem Fall können Sie hier die geleistete Zahlung erfassen: Klicken Sie einfach auf die leere Zeile bei "Zahlungen erfassen". Standardmäßig wird Ihnen als Betrag der komplette (bzw. skontierte) Rechnungsbetrag vorgegeben.

Wenn Ihr Kunde nur einen Teilbetrag anbezahlt oder mehrere Zahlungen leistet ("Kann ich 30 Euro mit der Karte und den Rest in bar bezahlen?"), dann ändern Sie den Betrag in der ersten Spalte auf den tatsächlichen Zahlbetrag. Wenn dieser Betrag niedriger ist als der Rechnungsbetrag, können Sie eine weitere Zahlung erfassen (indem Sie nämlich eine zweite Zeile befüllen) usw.

Augabeoptionen festlegen

Mit einem Klick auf einen der beiden blauen Links "Ausgabeoptionen" legen Sie fest, wie die Rechnung ausgegeben werden soll (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente).

Lieferschein

Mit dem Haken "Lieferschein drucken" legen Sie fest, ob zusätzlich zur Rechnung ein Lieferschein erstellt werden soll. ABS merkt sich übrigens, zu welchen Rechnungen es Lieferscheine gibt oder nicht - wenn Sie mit der Funktion Sammel-Lieferscheine bereits Lieferscheine für Ihre Auktion gedruckt haben, ist der Haken "Lieferschein" deaktiviert - es sei denn, seit dem Druck des Lieferscheins wären weitere Zuschläge an diesen Kunden erfolgt.

Allgemeine Einstellungen zu Verkaufsrechnungen

Die Schaltfläche "Einstellungen" führt Sie zu einem neuen Fenster, in dem Sie allgemeine Einstellungen zu Verkaufsrechnungen vornehmen können. So sieht dieses Fenster aus:

Wie Sie sehen, können Sie sich aussuchen, ob Sie auf Ihren Rechnungen die Kurz- oder die Katalogbeschreibung der betroffenen Objekte verwenden möchten. Falls Sie die Katalogbeschreibung wählen, können Sie den kompletten Beschreibungstext oder nur dessen ersten Absatz verwenden - und da Sie die Katalogbeschreibungen in mehreren Sprachen erfassen können, können Sie auch festlegen, dass (falls vorhanden) der Beschreibungstext in der Sprache des Rechnungsempfängers gewählt werden soll.

Außerdem können Sie bestimmen, nach welcher Logik der Haken "Lieferschein drucken" automatisch gesetzt werden soll. "Ab Werk" tut ABS das immer dann, wenn Ihre Rechnung Versandkosten enthält und die Option "Rechnung wird verschickt" gewählt ist. Sie können aber auch definieren, dass der Haken unabhängig von Versandkosten immer (oder nie) gesetzt wird, und Sie können entscheiden, ob der Haken abhängig davon sein soll, ob die Rechnung verschickt wird oder nicht.

Rechnung ausgeben

Um die Rechnung mit den erfassten Informationen auszugeben, klicken Sie auf "Speichern".

Aussehen von Rechnung und Lieferschein anpassen

Wie Sie das Aussehen der Auktionsrechnung bzw. des Lieferscheins an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie in den Beiträgen Auktionsrechnung (Dokumentvorlagen) und Lieferschein zur Auktionsrechnung (Dokumentvorlagen).

Wie Sie den Wortlaut des Anschreibens zur Rechnung verändern können, erfahren Sie in den folgenden Beiträgen:

Betreffzeile im Anschreiben zu einer Verkaufsrechnung (Textbausteine)

Text des Anschreibens zu einer Verkaufsrechnung (Textbausteine)

Signaturklausel im Anschreiben zu einer Verkaufsrechung (Textbausteine)

Voriger Beitrag:
Einer bestehenden Bieternummer eine andere Person zuordnen
Nächster Beitrag:
Rechnungsstapel

Gerade haben Sie einem Kunden eine Bieternummer vergeben, und danach stellen Sie fest, dass Sie die falsche Person zugeordnet haben (vielleicht war es einfach der falsche Herr Müller); oder ein Kunde, dessen Privatadresse Sie für die Bieternummer benutzt haben, möchte unter einer Firmenadresse registriert werden. Nun möchten Sie der Bieternummer eine andere Person zuordnen. Dazu klicken Sie auf die Menüoption "Auktion -> Bieter -> Person wechseln".

Zunächst wählen Sie die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen) sowie die betroffene Bieternummer (vgl. Bieter auswählen). Anschließend wählen Sie die Person aus, die der Bieternummer zugeordnet werden soll (vgl. Person finden). Nachdem Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, nimmt ABS den Wechsel vor.

Beachten Sie, dass Sie diese Neuzuordnung nur vornehmen können, so lange dem Bieter keine Rechnung gestellt wurde.

Voriger Beitrag:
Bieternummern vergeben
Nächster Beitrag:
Auktionsrechnung stellen

Vor und während Ihrer Auktion registrieren sich die Teilnehmer der Aktion bei Ihnen; dabei erhalten die Bieter eine Bieternummer. Um diesen Vorgang mit ABS durchzuführen, klicken Sie auf die Menüoption "Auktion -> Bieter -> Bieternummern vergeben". Zunächst wählen Sie die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen). Anschließend zeigt Ihnen ABS das folgende Fenster:

Die Bedienung dieses Fensters funktioniert wie die Personensuche (vgl. Person finden). Falls die Personendaten des Bieters bereits bei Ihnen vorhanden sind, rufen Sie sie durch Eingabe des passenden Suchbegriffs auf (Name, Kundennummer oder Adresse); wenn Sie anschließend Ihre Auswahl bestätigen (klicken Sie auf "OK", doppelklicken Sie auf ein Suchergebnis oder drücken Sie die Taste "Enter"), vergibt ABS dem Bieter eine neue Bieternummer.

Falls es sich um einen Neukunden handelt, legen Sie die Personendaten durch einen Klick auf die Schaltfläche "Neu" neu an; wenn Sie Ihre Eingaben speichern, vergibt ABS dem neuen Kunden eine neue Bieternummer.

In aller Regel wird die neue Bieternummer diejenige sein, die Sie am oberen Rand des Fensters rot angezeigt bekommen. In seltenen Fällen kann es zu Ausnahmen kommen, nämlich dann, wenn Sie an mehreren Arbeitsplätzen parallel Bieternummern vergeben. Zwar aktualisiert ABS die Anzeige der jeweils nächsten Bieternummer einmal pro Sekunde; trotzdem kann es vorkommen, dass zwei Mitarbeiter fast gleichzeitig je eine Bieternummer vergeben. Deswegen meldet ABS nach der Vergabe nochmals zurück, welche Nummer tatsächlich vergeben wurde.

Wenn Sie ein und demselben Kunden mehrere Bieternummern vergeben, fragt ABS sicherheitshalber nach. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass mehrere Bieternummern nur dann vergeben werden, wenn Sie das auch wirklich wollen.

Nach der Vergabe können Sie entscheiden, ob Sie eine weitere Bieternummer vergeben oder den Vorgang abschließen möchten.

Voriger Beitrag:
Bieter anzeigen
Nächster Beitrag:
Einer bestehenden Bieternummer eine andere Person zuordnen

 

Um die Personendaten eines Bieters anzuzeigen, klicken Sie auf die Menüoption "Auktion -> Bieter -> anzeigen". Anschließend wählen Sie die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen) und danach den gewünschten Bieter (vgl. Bieter auswählen). Danach zeigt Ihnen ABS die Personendaten des gewählten Bieters an (vgl. Personendaten anzeigen).

Voriger Beitrag:
Standorte von Objekten einer Auktion erfassen
Nächster Beitrag:
Bieternummern vergeben

 

Um einen Bieter in einer Versteigerung für eine nachfolgende Aktion auszuwählen, benutzen Sie das folgende Fenster:

Wie Sie sehen, entspricht dieses Suchfenster fast genau dem unter Person finden beschriebenen. Die Bedienung unterscheidet sich lediglich insofern, als Sie bei Ihrem Suchbegriff auch die Bieternummer als Suchbegriff angeben können (vorausgesetzt, der Haken "Bieternummer" ist gesetzt).

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Neu" legen Sie einen neuen Bieter für die gewählte Auktion an.

Mit einem Rechtsklick in die Bieterliste erreichen Sie ein Kontextmenü. Dessen einzige Option "Vorhandene Rechnungen anzeigen" öffnet ein neues Fenster, in dem die Rechnungen des Bieters angezegt werden.

Voriger Beitrag:
Ein Los einer Auktion auswählen
Nächster Beitrag:
Neue Auktion anlegen

 

Um ein bestimmtes Los aus einer Auktion anzuzeigen, klicken Sie auf die Menüoption "Auktion -> Lose -> anzeigen". Anschließend wählen Sie die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen) sowie das gewünschte Los (vgl. Ein Los einer Auktion auswählen). Nach Auswahl des Loses zeigt Ihnen ABS das Objektfenster zum gewählten Los (vgl. Objektdaten anzeigen).

Voriger Beitrag:
Sammelabrechnungen
Nächster Beitrag:
Standorte von Objekten einer Auktion erfassen

Dieser Beitrag beschreibt die Abrechnungsvorschau für eine komplette Auktion. Wie Sie für einen bestimmten Einlieferer die Zuschlagssumme und den zu erwartenden Nettoerlös anzeigen, erfahren Sie unter Abrechnungsvorschau (Fenster "Auftrag anzeigen").

Um einen Überblick über die anstehenden Abrechnungen zu einer Auktion zu bekommen, klicken Sie auf die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Abrechnungsvorschau". Anschließend wählen Sie die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen). Anschließend zeigt Ihnen ABS das folgende Fenster:

Zu jedem Auftrag sehen Sie die Anzahl der bezahlten Objekte und das daraus resultierende Guthaben; die gleiche Information finden Sie auch zu den zugeschlagenen, aber unbezahlten Objekten sowie für die Zuschläge unter Vorbehalt. Schließlich sehen Sie ganz rechts die Anzahl der unverkauften Objekte.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "als Excel-Datei öffnen" bereitet ABS die angezeigten Daten als Tabellenkalkulationsdatei auf und öffnet diese Datei mit der dafür vorgesehenen Standardanwendung (z.B. Excel).

Voriger Beitrag:
Untergebote abklären
Nächster Beitrag:
Sammelabrechnungen

In den meisten Auktionen kommt es vor, dass Sie Zuschläge unter Vorbehalt, also unterhalb des Ausrufpreises erteilen. Diese Untergebote müssen vom jeweiligen Einlieferer genehmigt werden, damit Sie dem Käufer eine Rechnung stellen können. Bei diesem Arbeitsgang unterstützt ABS Sie mit der Menüoption "Auktion -> Auktion -> Zuschläge unter Vorbehalt".

Nachdem Sie diese Menüoption angeklickt haben, wählen Sie zunächst die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen). Anschließend zeigt Ihnen ABS das folgende Fenster:

Hier sehen Sie alle ungeklärten Vorbehaltszuschläge mit Ausrufpreis, Zuschlagspreis, Name des Bieters und Name des Einlieferers.

Nähere Informationen haben Sie direkt zur Hand: Wenn Sie etwa die Telefonnummer eines Einlieferers benötigen, dann doppelklicken Sie auf den gewünschten Einlieferer - ABS zeigt Ihnen dann die entsprechenden Personendaten (vgl. Personendaten anzeigen). Ganz genau so kommen Sie auch zu den Daten eines Bieters, nämlich durch Doppelklick auf dessen Namen.

Entsprechend können Sie sich auch nähere Informationen zu einem Los anzeigen lassen: Doppelklicken Sie auf das gewünschte Los (Foto, Losnummer, Objektnummer, Kurzbeschreibung oder Ausrufpreis), und ABS zeigt Ihnen das jeweilige Objektfenster (vgl. Objektdaten anzeigen).

Schließlich kann es sein, dass Sie den Zuschlagspreis nachträglich ändern möchten (vielleicht hat sich der Bieter doch bereit erklärt, den Ausrufpreis zu bezahlen, oder Bieter und Einlieferer haben sich in der Mitte getroffen). Zu diesem Zweck doppelklicken Sie auf den Zuschlagspreis. ABS zeigt Ihnen dann das Protokollfenster zur jeweiligen Losnummer (vgl. Auktion durchführen). Hier können Sie den neuen Zuschlagspreis eingeben.

Nachdem Sie alle Informationen zu einem Untergebot beisammen haben, können Sie das Gebot ggf. akzeptieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Akzeptieren" neben dem jeweiligen Los. ABS markiert den Zuschlag nun als regulären Zuschlag und entfernt das Los aus der Liste. Jetzt können Sie dem Bieter über dieses Los eine reguläre Rechnung stellen.

Falls Sie das Gebot nicht akzeptieren wollen oder können, klicken Sie auf die Schaltfläche "Ablehnen" neben dem jeweiligen Los. ABS löscht daraufhin den Zuschlag und entfernt das Los aus der Liste. Das betroffene Objekt gilt jetzt als unverkauft.

Informieren Sie den Bieter über ein abgelehntes Untergebot

Seit Version 3.1.9.0 (Februar 2021) können Sie den Bieter automatisch per Mail informieren, wenn sein Untergebot abgelehnt wurde. "Ab Werk" ist diese Funktion deaktiviert; um sie zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen", die Sie links unten im Fenster mit den Zuschlägen unter Vorbehalt finden. ABS zeigt Ihnen dann das folgende Fenster:

 

Hier können Sie einstellen, ob Sie solche Benachrichtigungen immer oder nie verschicken möchten, oder ob ABS ggf. nachfragen soll.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Absender" können Sie ggf. abweichende Absenderinformationen für die Benachrichtigung hinterlegen. Näheres zu dieser Möglichkeit finden Sie im Beitrag Systemeinstellungen: Der Reiter "Ausgabe".

Wie Sie den Text der Benachrichtigung an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie in den Beiträgen Betreffzeile der Nachricht über ein abgelehntes UV-Gebot (Textbausteine) und Text der Nachricht über ein abgelehntes UV-Gebot (Textbausteine).

Voriger Beitrag:
Auftragsübersicht zu einer Auktion
Nächster Beitrag:
Abrechnungsvorschau zu einer Auktion

Nach der Auktion kann es sein, dass Sie eine Aufstellung von verkauften Losen bestimmter Kategorien benötigen. Bei uns im Auktionshaus Bloss ist es z.B. üblich, dass wir die verkauften Möbelstücke und Teppiche mit der Bieternummer des jeweiligen Käufers kennzeichnen (denn diese Großobjekte können wir nicht am gleichen Ort wie die kleineren Gegenständen kommissionieren). Um eine solche Liste zu erstellen, gibt es die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Liste verkaufter Objekte".

Wenn Sie auf diese Menüoption klicken, wählen Sie zunächst die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen). Anschließend zeigt Ihnen ABS das folgende Fenster:

Hier wählen Sie alle Kategorien aus, die Sie auf Ihrer Liste ausgeben möchten. Die Auswahl funktioniert wie in allen anderen Listenfenstern unter Windows auch: Um einen Eintrag auszuwählen, klicken Sie darauf. Um einen Eintrag zu einer bestehenden Auswahl hinzuzufügen, klicken Sie bei gedrückter "Strg"-Taste auf den neuen Eintrag.

Wenn Sie alle gewünschten Kategorien ausgewählt haben, klicken Sie auf "OK". Anschließen legen Sie fest, auf welchen Drucker und in wie vielen Exemplaren Sie die Liste ausgeben möchten (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente). Nachdem Sie die Druckoptionen gespeichert haben, druckt ABS die Liste aus. Das fertige Ergebnis könnte dann in etwa so aussehen wie folgt:

Wie Sie das Aussehen der Liste an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie im Beitrag Liste verkaufter Lose (Dokumentvorlagen).

Voriger Beitrag:
Sammelrechnungen
Nächster Beitrag:
Auftragsübersicht zu einer Auktion

Mit der Menüoption "Auktion -> Auktion -> Sammel-Lieferscheine" erzeugen Sie für Ihre Auktion alle ausstehenden Lieferscheine (d.h. die Lieferscheine zu allen Bietern, die Zuschläge erhalten haben, für die jedoch noch keine Rechnung gedruckt wurde, und zu allen Bietern, die seit der letzten Rechnungsstellung noch weitere Zuschläge erhalten haben). Wir beim Auktionshaus Bloss benutzen diese Funktion, wenn wir nach einer Auktion die Ware für alle Bieter kommissionieren.

Nach eine Klick auf die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Sammel-Lieferscheine" wählen Sie zunächst die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen). Anschließend legen Sie fest, auf welchen Drucker und in wie vielen Exemplaren Sie die Lieferscheine ausgeben möchten (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente). Nachdem Sie die Druckoptionen gespeichert haben, druckt ABS die Lieferscheine aus.

Wie Sie das Aussehen der Lieferscheine an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie im Beitrag Lieferschein zur Auktionsrechnung (Dokumentvorlagen).

Voriger Beitrag:
Export von Auktionsergebnissen zu lot-tissimo
Nächster Beitrag:
Sammelrechnungen

 

Wählen Sie den Menüpunkt "Auktion -> Auktion -> Ergebnisse -> zu lot-tissimo exportieren". Anschließend wählen Sie die Auktion aus, die Sie exportieren möchten (vgl. Auktion auswählen). ABS erzeugt nun eine Exportdatei im lot-tissimo-eigenen Datenaustauschformat (LDS). Sie finden diese Datei anschließend in dem Exportverzeichnis, das Sie für lot-tissimo in den Systemeinstellungen angegeben haben.

Die Datei hat den Namen "<partner>-<auktion>-ergebnisse.lds". Dabei ist "<partner>" ein Platzhalter für Ihre Partnernummer bei lot-tissimo, und "<auktion>" steht für die laufende Nummer der Auktion. Wenn Ihre Partnernummer etwa 4711 wäre und Sie die Auktion Nr.123 exportieren, wäre der Name der Exportdatei "4711-123-ergebnisse.lds".

Diese Exportdatei mailen Sie an lot-tissimo.

Voriger Beitrag:
Auktionsergebnisse zu externen Partnern exportieren
Nächster Beitrag:
Sammel-Lieferscheine

 

Um die Ergebnisse einer Auktion zu einem externen Partner zu exportieren, klicken Sie den Menüpunkt "Auktion -> Auktion -> Ergebnisse" an. Im erscheinenden Untermenü sehen Sie (unter dem Menüpunkt "Ergebnisliste drucken") alle externen Partner, für die in Ihrer ABS-Version Exportmodule installiert sind.

Voriger Beitrag:
Ergebnisliste drucken
Nächster Beitrag:
Export von Auktionsergebnissen zu lot-tissimo

 

Nach der Auktion brauchen Sie möglicherweise eine gedruckte Liste der Ergebnisse Ihrer Auktion. Dafür gibt es die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Ergebnisliste drucken". Wenn Sie auf diese Menüoption klicken, wählen Sie zunächst die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen). Anschließend bestimmen Sie, auf welchen Drucker und in wie vielen Exemplaren Sie die Liste ausgeben möchten (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente). Nachdem Sie die Druckoptionen gespeichert haben, druckt ABS die Liste aus.

Wie Sie das Aussehen der Ergebnisliste an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie im Beitrag Ergebnisliste (Dokumentvorlagen).

Voriger Beitrag:
Auktion durchführen
Nächster Beitrag:
Auktionsergebnisse zu externen Partnern exportieren

 

Nun ist also alles soweit: Die Bieter sind da, die Telefonisten hocken in den Startlöchern. Sie - der Protokollant der Auktion - klicken auf die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Auktion durchführen" und wählen anschließend die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen). Anschließend sehen Sie das folgende Fenster:

Nachstehend werden die einzelnen Bedienelemente des Protokollfensters beschrieben:

Der Haken "Veröffentlichen"

Nicht umsonst steht dieser Haken am Anfang der Beschreibung, denn hier können Sie unerfreuliche Effekte verursachen. ABS ist in der Lage, Zuschläge bei einer prinzipiell beliebig großen Anzahl externer Partner (z.B. lot-tissimo) in Echtzeit zu veröffentlichen - oder auch die Tatsache, dass ein Los nicht verkauft wurde. In der laufenden Auktion ist das auch in der Regel das gewollte Verhalten. Vorsicht ist jedoch geboten, wenn Sie das Fenster im Vorfeld der Auktion zu Test- oder Schulungszwecken benutzen. In diesem Fall denken Sie bitte daran, den Haken "Veröffentlichen" zu deaktivieren, denn sonst veröffentlichen Sie womöglich fiktive Zuschläge mit ungeahnten Wirkungen! Lot-tissimo zum Beispiel schickt erfolgreichen Bietern, von denen es eine Mobilnummer kennt, im Moment des Zuschlags eine automatische Benachrichtigungs-SMS. Das sollten Sie nur dann auslösen, wenn die Auktion auch wirklich im Gange ist. Also noch einmal:

Wenn Sie das Protokollfenster nur "als ob" benutzen (zu Schulungs- oder Testzwecken), dann deaktivieren Sie UNBEDINGT als Erstes den Haken "Veröffentlichen".

Informationen über das aktuelle Los

ABS zeigt am oberen Fensterrand die Losnummer, das Hauptfoto und die Katalogbeschreibung des aktuellen Loses an. Darunter sehen Sie den Ausrufpreis und das höchste Vorgebot. Im unteren Fensterbereich werden alle Telefonbieter auf das aktuelle Los angezeigt. Auf diese Weise sind Sie über den Kontext des aktuellen Loses informiert und können bei Fehlern des Auktionators eingreifen.

Bieternummer und Zuschlagspreis

Im Textfeld "Zuschlag" erfassen Sie den Preis, zu dem das Los zugeschlagen wurde, und im Textfeld "Bieter" die Bieternummer des erfolgreichen Bieters. Nach Erfassung dieser beiden Zahlen klicken Sie auf "OK"; ABS speichert nun den Zuschlag und zeigt danach das nächste Los an.

Auf fehlerhafte Eingaben reagiert ABS ziemlich gouvernantenhaft: Wird nur ein Zuschlag (und keine Bieternummer) eingegeben oder umgekehrt, reagiert ABS mit einer Fehlermeldung. Wenn der Zuschlag unterhalb des höchsten Vorgebotes an einen anderen Bieter als den schriftlichen Bieter erfolgt, fragt ABS sicherheitshalber zurück, erlaubt aber prinzipiell den Zuschlag (denn der Versteigerer könnte ja gute Gründe zu einem solchen Zuschlag haben).

Mit den beiden Einstellungen "Regulärer Zuschlag" bzw. "Zuschlag unter Vorbehalt" können Sie angeben, um was für eine Art Zuschlag es sich handelt. Wenn Sie keinen der beiden Haken setzen, verhält sich ABS nach der Automatik, die Sie in den Systemeinstellungen festgelegt haben (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Auktion"). Wenn Sie eine deutlich widersprüchliche Angabe zum Vorbehalt machen (sprich: Wenn Sie in einer Situation, in der ABS standardmäßig einen regulären Zuschlag erfassen würde, manuell einen Zuschlag unter Vorbehalt angeben oder umgekehrt), fragt ABS sicherheitshalber nach.

Wenn das Los nicht verkauft wurde, lassen Sie die beiden Felder für Zuschlag und Bieternummer leer und klicken auf "OK". Das Los wird nun als unverkauft markiert, und das nächste Los wird angezeigt.

Navigation außerhalb der Losreihenfolge

Um zum vorigen Los zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche "voriges Los". Das kann hilfreich sein, wenn ein Zuschlag fehlerhaft erfasst wurde und der Fehler unmittelbar danach auffällt.

Um zu einer beliebigen anderen Losnummer zu gehen, tragen Sie die gewünschte Losnummer in das Feld "Losnr." ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Gehe zu". ABS speichert nun den aktuellen Zuschlag und zeigt das gewünschte Los an.

Bei solchen "Sprüngen" merkt sich ABS die Losnummer, bei der sie eigentlich sind, und blendet bei solchen Zuschlägen außer der Reihe eine weitere Schaltfläche ein, die Sie zurück zur regulären Losnummer bringt.

Anzeige der Zeitabweichung

In der oberen rechten Ecke des Fensters zeigt Ihnen ABS die Abweichung zwischen der aktuellen Systemzeit und dem theoretischen Aufrufzeitpunkt des aktuellen Loses an. Auf diese Weise sehen Sie direkt, wenn Sie sich vom geplanten Zeitplan stark entfernen, und können eventuell geeignete Maßnahmen treffen.

Diashow

Wenn Sie auf die Schaltfläche neben dem "Veröffentlichen"-Haken klicken (das ist die mit dem stilisierten Projektor), dann öffnen Sie das folgende Fenster:

Dieses Fenster zeigt Foto, Katalogbeschreibung und Ausrufpreis für das Los, das Sie gerade im Auktionsprotokoll geöffnet haben (und wenn Sie zu einem anderen Los wechseln, dann wechselt auch der Inhalt dieses Fensters).

Der Clou: Im Unterschied zu fast allen anderen Fenstern in ABS können Sie dieses Fenster auch nach außerhalb des ABS-Hauptfensters verschieben - also z.B. auch auf einen zweiten Bildschirm, den das Publikum im Auktionshaus sehen kann. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Saalpublikum das jeweils aktuelle Los zu zeigen.

Übrigens: Das Diashow-Fenster schließt sich automatisch, wenn Sie das Auktionsprotokoll schließen.

Liste vergangener Zuschläge

Wenn Sie am unteren Rand des Protokollfensters auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken, dann öffnen Sie das folgende Fenster:

Hier zeigt ABS die Zuschläge an, die Sie im Protokollfenster erteilt haben. Auf diese Weise können Sie kontrollieren, was Sie in jüngster Zeit an Daten erfasst haben - und wenn Sie feststellen, dass es da einen Fehler gibt, dann doppelklicken Sie einfach auf die jeweilige Zeile. ABS öffnet das jeweilige Los nochmals im Protokollfenster, und Sie können den Zuschlag korrigieren.

Gesamtfortschritt

Wenn Sie wissen möchten, wie weit Sie mit Ihrer Auktion sind, dann klicken Sie am unteren Rand des Protokollfensters auf die Schaltfläche mit den zwei waagerechnet Balken. Damit öffnen Sie das folgende Zusatzfenster:

Hier zeigt Ihnen ABS, wie viele Lose Sie bereits versteigert haben und wie viele noch kommen; außerdem sehen Sie, wann Ihre Auktion schätzungsweise enden wird. Diese Informationen sehen Sie sowohl für den aktuellen Auktionstag als auch für die gesamte Auktion.

Auktionatoren-Ansicht

Hinter der Schaltfläche "Auktionatoren-Ansicht" verbirgt sich eine Funktionalität, die an die Diashow erinnert: Auch hier öffnen Sie ein Zusatzfenster, das Sie auf einen zweiten Bildschirm verschieben können und in dem Inforomationen zum jeweils aktuellen Los angezeigt werden. So sieht das Zusatzfenster aus:

In diesem Fall wendet sich der Inhalt des Fensters aber nicht an das Saalpublikum, sondern an den Auktionator. Das Fenster enthält genau die Informationen, die der Auktionator sonst auf der Liste stehen hätte, anhand der er versteigert (vgl. Auktionatorenliste drucken): Die Beschreibung des aktuellen Loses, dessen Ausrufpreis sowie alle Gebote.

Sie können die Auktionatoren-Ansicht also als Alternative zur gedruckten Auktionatorenliste benutzen. Das hat den Vorteil, dass die Gebotsdaten immer dem aktuellen Stand entsprechen (auf der gedruckten Liste haben Sie natürlich nur den Stand zu der Zeit, als die Liste gedruckt wurde). Andererseits kann es sein, dass der Auktionator schon andere Bildschirme im Auge behalten muss, z.B. den Auktionatorenbildschirm von lot-tissimo. Welche der technischen Möglichkeiten Sie benutzen, hängt also von den Gegebenheiten in Ihrem Auktionshaus ab.

Voriger Beitrag:
Telefonbieterkarten drucken
Nächster Beitrag:
Ergebnisliste drucken

Während die Telefonbieterliste den Telefonisten einen Überblick über das Gesamtgeschehen geben soll, dienen die Telefonbieterkarten der Abwicklung der einzelnen Telefongebote. Eine Telefonbieterkarte sieht in etwa aus wie folgt:

Der Telefonist benutzt die Telefonbieterkarte während des Aufrufs wie der Saalbieter seine Bieterkarte - bei einem einlaufenden Gebot des Telefonbieters signalisiert der Telefonist dem Versteigerer das Gebot. Deswegen gibt es die groß gedruckte Bieternummer im oberen Seitenbereich - der Versteigerer soll schließlich auch auf einige Meter Entfernung erkennen können, mit welchem Bieter er es zu tun hat.

Die Angaben zum Namen und den Telefonnummern des Bieters braucht der Telefonist im Vorfeld, wenn er den Telefonbieter anwählt. Dadurch, dass ein evtl. vorhandenes Vorgebot auf der Telefonbieterkarte eingedruckt ist, ist der Telefonist darüber orientiert, ab welchem Gebotsstand er den Telefonbieter zu Geboten auffordern kann.

Die Felder "Zuschlag bei...", "Ausgestiegen bei..." und "Bemerkungen" sind wieder für den Telefonisten. Dieser kann nach abgearbeitetem Telefongebot vermerken, ob und ggf. zu welchem Preis der Telefonbieter den Zuschlag erhalten hat, bei welchem Betrag der Bieter nicht mehr weiterbieten wollte oder ob es etwa Schwierigkeiten gab, die Telefonverbindung herzustellen. Diese Informationen können im Nachgang zur Auktion hilfreich sein, wenn es Unstimmigkeiten mit Telefonbietern über den Hergang der Auktion gibt.

Um die Telefonbieterkarten zu drucken, klicken Sie auf die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Telefonbieterkarten drucken". Anschließend wählen Sie die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen) und den Losnummernbereich, für den Sie die Telefonbieterkarten benötigen (vgl. Losnummernbereich einer Auktion auswählen). Schließlich bestimmen Sie noch, auf welchen Drucker und in wie vielen Exemplaren Sie die Telefonbieterkarten ausgeben möchten (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente). Nachdem Sie die Druckoptionen gespeichert haben, druckt ABS die Bieterkarten aus.

Wie Sie die Telefonbieterkarten an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie im Beitrag Telefonbieterkarte (Dokumentvorlagen).

Voriger Beitrag:
Telefonbieterliste drucken
Nächster Beitrag:
Auktion durchführen

Die Telefonbieterliste führt in tabellarischer Form alle Telefongebote für einen bestimmten Losnummernbereich einer Auktion auf:

Um die Liste zu drucken, klicken Sie auf die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Telefonbieterliste drucken". Anschließend wählen Sie die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen) und danach den Losnummernbereich, für den Sie die Liste benötigen (vgl. Losnummernbereich einer Auktion auswählen). Schließlich bestimmen Sie, auf welchen Drucker und in wie vielen Exemplaren Sie die Liste ausgeben möchten (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente). Nachdem Sie die Druckoptionen gespeichert haben, druckt ABS die Liste aus.

Wie Sie die Telefonbieterliste an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie im Beitrag Telefonbieterliste (Dokumentvorlagen).

Voriger Beitrag:
Auktionatorenliste drucken
Nächster Beitrag:
Telefonbieterkarten drucken

Es gibt einige Versteigerer, die in der Auktion die Zuschläge per PC mitprotokollieren. Viele bevorzugen es jedoch, sich ganz auf die Bieter zu konzentrieren, und überlassen das elektronische Protokoll einem Mitarbeiter. Diese Versteigerer benötigen eine Liste, auf denen neben den eigentlichen Objektinformationen auch die relevanten Bietaufträge bzw. Vorgebote stehen. Um diese Liste vor der Auktion zu produzieren, gibt es die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Auktionatorenliste".

Die von ABS erzeugte Auktionatorenliste enthält zu jedem Los die Losnummer, den theoretischen Aufrufzeitpunkt, die Katalogbeschreibung, den Ausrufpreis (und die Schätzpreise, falls Sie Schätzpreise verwenden). Des weiteren stehen bei jedem Los die drei höchsten Bietaufträge mit Bieternummer, Name des Bieters und Gebotsbetrag, sowie alle Telefonbieter. Die Bietaufträge werden in der relevanten Reihenfolge sortiert, d.h. in absteigender Reihenfolge der Gebotsbeträge; bei mehreren Geboten in gleicher Höhe wird das zuerst eingegangene als erstes aufgeführt. Will heißen: Wenn Sie Ihre Auktionatorenliste vor sich haben, können Sie davon ausgehen, dass Sie, falls aus dem Saal kein anderes Gebot kommt, dem ersten Bieter auf Ihrer Gebotsliste guten Gewissens den Zuschlag erteilen können.

Um die Auktionatorenliste auszugeben, wählen Sie wie gesagt die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Auktionatorenliste". Anschließend wählen Sie die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen), danach wählen Sie den Losnummernbereich aus, für den Sie die Liste benötigen (vgl. Losnummernbereich einer Auktion auswählen). Schließlich legen Sie fest, auf welchen Drucker und in wie vielen Exemplaren Sie die Liste ausgeben möchten (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente). Nachdem Sie die Druckoptionen gespeichert haben, druckt ABS die Liste aus.

Wie Sie die Auktionatorenliste an Ihre Bedürfnisse anpaassen können, erfahren Sie im Beitrag Auktionatorenliste (Dokumentvorlagen).

Voriger Beitrag:
Versteigerungsanzeige
Nächster Beitrag:
Telefonbieterliste drucken

 

Spätestens 14 Tage vor Ihrer Auktion müssen Sie die Versteigerung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde anzeigen. Das zugehörige Schreiben können Sie direkt aus ABS heraus erzeugen.

Wählen Sie dazu die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Versteigerungsanzeige". Anschließend wählen Sie die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen). Danach bestimmen Sie, auf welchen Drucker und in wie vielen Exemplaren Sie das Schreiben ausgeben möchten (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente). Nachdem Sie die Druckoptionen gespeichert haben, druckt ABS das Schreiben aus.

Wie Sie den Wortlaut und das Aussehen der Versteigerungsanzeige an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie im Beitrag Versteigerungsanzeige (Dokumentvorlagen).

Voriger Beitrag:
Künstlerindex erzeugen
Nächster Beitrag:
Auktionatorenliste drucken

Für Ihre gedruckten Kataloge, Hauslisten etc. benötigen Sie einen Text, der in fortlaufender Reihenfolge der Losnummern die Informationen über die Lose enthält; in aller Regel werden Sie hier Losnummer, Katalogbeschreibung und Ausrufpreis, eventuell auch noch die Objektnummer und Schätzpreise veröffentlichen.

Sie können direkt aus ABS diesen Katalogtext erzeugen. Wählen Sie dazu die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Katalogtext".

Kennzeichen für Losnummern

Zunächst stellen Sie ein, wie bestimmte Lose in Ihrem Katalog gekennzeichnet werden sollen. Dazu zeigt Ihnen ABS das folgende Fenster:

"Ab Werk" stellt ABS allen Objekten aus dem Eigenbestand ein Rautezeichen (#) voran. Sie können aber auch andere Texte zur Kennzeichnung verwenden und auch andere Bedingungen kenntlich machen. Im Einzelnen können Sie Lose kennzeichnen, die eine oder mehrere der folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Das Objekt gehört dem Auktionshaus (Eigenbestand).
  • Das Objekt fällt unter die Bestimmungen des internationalen Artenschutzabkommens (CITES).
  • Das Objekt ist folgerechtspflichtig.
  • Beim Verkauf des Objekts handelt der Versteigerer als Makler.
  • Beim Verkauf des Objekts handelt der Versteigerer als Kommissionär, und es wird regelbesteuert verkauft.
  • Beim Verkauf des Objekts handelt der Versteigerer als Kommissionär, und es wird differenzbesteuert verkauft.

Wie Sie sehen, können Sie sich auch aussuchen, ob Ihr Kennzeichentext der Losnummer voran- oder nachgestellt wird. Wenn Sie mehrere Bedingungen verwenden, werden bei einer Losnummer alle Kennzeichen ausgegeben, deren Bedingung das Los erfüllt.

Auswahl von Auktion und Losnummernbereich

Anschließend wählen Sie die Auktion aus, zu der Sie den Katalogtext benötigen (vgl. Auktion auswählen), sowie den gewünschten Losnummernbereich (vgl. Losnummernbereich einer Auktion auswählen). Danach erzeugt ABS ein Textverarbeitungsdokument mit dem Katalogtext und öffnet das Dokument mit der zugehörigen Standardanwendung (in der Regel ist das Word).

Individuelle Anpassungen

Wie Sie das Aussehen des Katalogtextes an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie im Beitrag Katalogtext (Dokumentvorlagen).

Voriger Beitrag:
Objektanhänger zu einer Auktion drucken
Nächster Beitrag:
Künstlerindex erzeugen