Benutzerhandbuch

Die Systemeinstellungen erreichen Sie über die Menüoption "Extras -> Einstellungen". Der Reiter "Ausgabe" sieht aus wie folgt:

Zunächst geben Sie an, auf welchen Drucker Dokumente gedruckt werden sollen (in den meisten Fällen können Sie diese Standardeinstellung direkt vor der Ausgabe noch ändern).

Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine lokale Einstellung handelt, die also nur für den Computer gilt, an dem Sie gerade sitzen (das liegt daran, dass ein und derselbe Drucker von verschiedenen Computern aus durchaus unterschiedliche Namen haben kann).

Je nachdem, in welchem Zusammenhang Sie Dokumente drucken, kann es vorkommen, dass ABS noch dabei ist, den Drucker zu wechseln, während schon ein Druckauftrag ausgelöst wird. Deswegen gibt es die Einstellung "Wartezeit vor dem Drucken". Erfahrungsgemäß reicht der voreingestellte Wert von zwei Sekunden aus, um unerwünschte Effekte zu vermeiden; sollten Sie jedoch dauerhaft Schwierigkeiten beim Drucken haben, könnte es hilfreich sein, den Wert um wenige Sekunden zu erhöhen.

Bei der Ausgabe von Dokumenten erzeugt ABS häufig Zwischenprodukte (meistens Textverarbeitungsdokumente), die während des Ausgabevorgangs kurzzeitig zwischengespeichert werden. Für diese temporären Dateien braucht ABS einen systemweit sichtbaren Ablageort, den Sie hier angeben. Wir empfehlen dafür "<netzlaufwerk>:\ABS\Temp"; dabei steht "<netzlaufwerk>" für das Netzlaufwerk, das Sie bei der Ersteinrichtung von ABS eingerichtet haben (vgl. Einrichten der Ordnerstruktur).

Schließlich haben Sie noch eine Liste verschiedener Dokumenttypen, für die Sie festlegen können, welche Ausgabeoptionen Ihnen dafür standardmäßig vorgeschlagen werden (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente). Das kann praktisch sein, denn wenn Sie z.B. wissen, dass Sie eine Abrechnung immer in drei Exemplaren benötigen, dann können Sie diese Einstellung hier eingeben und brauchen im täglichen Betrieb nicht mehr daran zu denken.

Sie geben für jeden Dokumenttyp an, wieviele gedruckte Kopien (oder Exemplare) Sie davon benötigen und ob der Druck einseitig oder beidseitig erfolgen soll. Weiter können Sie angeben, ob das Dokument über einen externen Dienst als Brief verschickt werden soll und ob es als (unsignierter) Mailanhang oder als signierte Mail verschickt werden soll. Die Optionen "Versand extern" und "Mail (signiert)" machen natürlich nur Sinn, wenn Sie auch Zugangsdaten für einen externen Dienst wie rechnung.de hinterlegt haben.

Absender-Informationen hinterlegen

Standardmäßig fügt ABS auf Dokumenten und in automatisch erzeugten Mails denjenigen Benutzer als Ansprechpartner ein, der den Vorgang ausgelöst hat, und als Kontaktdaten wwerden standardmäßig diejenigen Daten verwendet, die in Ihren Firmendaten hinterlegt sind. Das muss nicht immer den Gegebenheiten in Ihrem Auktionshaus entsprechen: So könnte bei Ihnen z.B. für die Bearbeitung von Rechnungen immer der gleiche Mitarbeiter zuständig sein, der vielleicht auch noch eine abweichende Mailadresse oder Telefondurchwahl hat. Um solche Details abbilden zu können, gibt es für jeden Dokumenttyp die Schaltfläche "Absender". Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie das folgende Fenster:

Hier können Sie pro Dokumenttyp abweichende Absenderinformationen hinterlegen. Wenn Sie abweichende Mailadressen verwenden, dann überprüfen Sie bitte, ob Ihr Mailprovider Mails mit der jeweiligen Absenderadresse verschickt - manche Provider haben hier Beschränkungen.