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Veröffentlicht: 29. Dezember 2020

Einstellungen für Briefköpfe wurden flexibilisiert

Bisher wurden auf Rechnungen, Abrechnungen, Rückgabebelegen etc. im Briefkopf bestimmte, feste Informationen ausgegeben: Der Name des Ansprechpartners (das war immer der gerade angemeldete ABS-Benutzer) sowie die allgemeine Telefonnummer, Faxnummer und Mailadresse des Auktionshauses. Auf buchhaltungsrelevanten Belegen wurde zusätzlich noch das Fibu-Konto des Belegempfängers ausgegeben.

Diese Funktionalität war für einige Auktionshäuser zu starr. Es wurde der Wunsch geäußert, einstellen zu können, welche Informationen im Briefkopf erscheinen und welche nicht; außerdem wurde gewünscht, für bestimmte Zusammenhänge abweichende Absenderinformationen ausgeben zu können.

Diesen Wünschen trägt Version 3.1.6.0 Rechnung. In den Einstellungen (Menüoption "Extras -> Einstellungen") gibt es jetzt einen neuen Reiter namens "Briefkopf", in dem Sie durch Klicken und Ziehen einstellen können, welche Inhalte in welcher Reihenfolge auf dem Briefkopf ausgegeben werden.

Sicherlich ist Ihnen bereits aufgefallen, dass neben den hier beschriebenen Inhalten noch andere Informationen im Briefkopf stehen: Die Kundennummer des Empfängers, die Rechnungs- oder Abrechnungsnummer, das Belegdatum etc. Diese Inhalte wind zum größten Teil gesetzlich vorgeschrieben; daher lässt Ihnen ABS hier keine Wahl, sondern gibt diese Inhalte immer aus.

Abweichende Absenderinformationen sind jetzt möglich

In den Einstellungen im Reiter "Ausgabe" gibt es eine neue Spalte in der Tabelle für die Standard-Ausgabeoptionen. Sie enthält für jede Zeile eine Schaltfläche namens "Absender". Durch einen Klick auf diese Schaltfläche öffnen Sie ein neues Fenster, in dem Sie ggf. abweichende Absenderinformationen hinterlegen können.

Die hier hinterlegten Informationen werden zum einen auf dem Briefkopf ausgegeben, sie werden aber auch berücksichtigt, wenn ein Beleg per Mail verschickt wird. Wenn Sie etwa in den Ausgabeoptionen für die Rechnungen als Ansprechpartner den festen Text "Team Buchhaltung" und die Mailadresse "Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!" hinterlegen, dann ist der Absender der automatisch generierten Mail "Team Buchhaltung, Auktionshaus Mustermann <Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!>", und im automatisch generierten Anschreiben steht als Unterschrift "Team Buchhaltung".

ACHTUNG: Wenn Sie abweichende Mailadressen für den Absender verwenden, dann stellen Sie sicher, dass Ihr Mailserver diese Mailadressen auch akzeptiert. Viele Mailprovider akzeptieren als Absenderadressen nur Adressen, die auch tatsächlich beim Provider registriert wurden, und verweigern andernfalls den Versand der Mail.

Weitere Neuerungen

• Wenn Sie Rechnungen oder Abrechnungen ausgeben, können Sie die jeweiligen Ausgabeoptionen über einen Klick auf den entsprechenden, blau hinterlegten Link einstellen. Ab jetzt blendet ABS Ihnen die eingestellten Ausgabeoptionen ein, wenn Sie die Maus auf diesen Link bewegen – Sie müssen also nicht mehr klicken, um Ihre Ausgabeoptionen zu überprüfen.
• Wenn Sie Objekte zurückgeben (Menüoption „Auftrag -> anzeigen“), dann bekommen Sie jetzt einen Warnhinweis, wenn Objekte dabei sind, die zukünftigen Auktionen zugeordnet sind.
• In den Systemeinstellungen, Reiter „Email“ gibt es jetzt einen Test-Button, mit dem Sie direkt überprüfen können, ob Ihre Maileinstellungen funktionieren. Außerdem können Sie jetzt neben Benutzernamen und Passwort auch den Domainnamen für Ihren SMTP-Server angeben.

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Veröffentlicht: 10. Dezember 2020

ABS kann jetzt Skonto gewähren

Ab dieser Version können Sie auf Verkaufsrechnungen Skonto ausweisen. Skontofrist und -satz können Sie auf verschiedenen Ebenen eingeben:

• In den Einstellungen, Reiter "Konditionen". Die Bedingungen, die Sie hier eingeben, werden Ihnen bei allen Verkaufsrechnungen vorgeschlagen - es sei denn, Sie haben beim jeweiligen Rechnungsempfänger etwas anderes angegeben.
• In den Personendaten, Reiter "Vermittlung, Zahlungsbedingungen". Die Bedingungen, die Sie hier eingeben, werden Ihnen für alle Verkaufsrechnungen an die jeweilige Person vorgeschlagen.
• Individuell bei einer einzelnen Rechnung, und zwar in dem Fenster für die Zahlungs- und Ausgabeoptionen (also in dem Fenster, das Sie sehen, wenn Sie auf die Schaltfläche "Rechnung erstellen" klicken). Standardmäßig werden Ihnen die Zahlungsbedingungen vorgeschlagen, die sich aus den allgemeinen Einstellungen bzw. den Personendaten des Rechnungsempfängers ergeben.

Wenn Sie direkt bei Rechnungserstellung Zahlungen erfassen, werden die eingestellten Zahlungsbedingungen berücksichtigt.

Wenn Sie später eine Zahlung zu einer Rechnung mit Skonto erfassen, können Sie über den Haken "Skonto gewährt" einstellen, ob Skonto in Anspruch genommen wurde oder nicht. Der Haken "Skonto gewährt" ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie sich noch innerhalb der Skontofrist der Rechnung befinden; nach Ablauf der Skontofrist ist der Haken standardmäßig deaktiviert.

Datenmerkmal "Vertrag unterschrieben" für Aufträge

Für Aufträge gibt es jetzt das Datenmerkmal „Vertrag wurde unterschrieben“. Diesen Haken können Sie in den Auftragsdetails setzen. Da dieses Merkmal auch über Berichte abrufbar ist, können Sie damit kontrollieren, welche Unterschriften Ihnen noch fehlen, und ggf. nachfassen.

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Veröffentlicht: 05. Dezember 2020

• Mit der aktuellen Version wird das Zusatzprogramm ABSDataExporter ausgeliefert. ABSDataExporter exportiert alle Bewegungsdaten aus ABS in CSV-Dateien. Damit können Sie die Daten aus ABS mit anderen Tools weiterbearbeiten, etwa Excel oder Access. Näheres entnehmen Sie bitte dem Beítrag Daten exportieren mit ABSDataExporter.
• In den Einstellungen zu ABS Catalog können Sie beim FTP-Server angeben, ob Sie verschlüsseltes oder unverschlüsseltes FTP verwenden möchten. Um unverschlüsseltes FTP zu verwenden, stellen Sie dem Servernamen den Text "ftp://" voran (ohne Anführungszeichen); für verschlüsseltes FTP verwenden Sie den vorangestellten Text "sftp://". Wenn Sie keine der beiden Möglichkeiten verwenden, versucht ABS es zunächst per unverschlüsselltem, und wenn das fehlschlägt, per verschlüsseltem FTP.
• Wenn Sie Ihre Auktionen via GAP API zu lot-tissimo übertragen, konnten bisher die lot-tissimo-eigenen Kategorien für die Lose nicht gesetzt werden. Das liegt daran, dass ATG ganz andere Kategoriebegriffe verwendet als die alte Technik bei lot-tissimo. Jetzt stellt ABS die lot-tissimo-Kategorien einmalig auf die neuen, ATG-eigenen Kategorien um, und ab diesem Zeitpunkt werden die Kategorien auch bei ATG richtig gesetzt.

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Veröffentlicht: 28. November 2020

• Seit einigen Versionen bestand eine Fehlfunktion in der Anzeige von Auktionsdaten (Menüoption "Auktion -> Auktion -> Titel und Termin"), die in einigen Fällen zum Absturz des Programms führte. Der Fehler tritt jetzt nicht mehr auf.

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Veröffentlicht: 26. November 2020

• Seit einigen Versionen bestand eine Fehlfunktion bei der Ausgabe von Warenlisten bzw. Versteigerungsaufträgen: Enthielt ein Auftrag oder eine Warenliste ein Objekt, das keiner Auktion zugeordnet war, konnte das Dokument nicht ausgegeben werden, und es kam zu einer Fehlermeldung. Das Problem tritt jetzt nicht mehr auf.

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Veröffentlicht: 24. November 2020

Berichtswesen für große Datenmengen optimiert

Bisher hatte das Berichtswesen eine ärgerliche Schwäche: Wenn ein Bericht große Datenmengen zurückgab, konnte es geschehen, dass der Datenabruf entweder sehr lange dauerte (mehrere Minuten waren durchaus möglich) oder ABS bei dieser Gelegenheit sogar den Dienst quittierte.

Die Ursache für dieses Verhalten liegt bei der Datenbank, die ABS mit Daten versorgt: Wenn der benötigte Speicherplatz für eine Abfrage in die Nähe der verfügbaren Grenze kommt, nimmt die Geschwindigkeit der Datenbank extrem ab. Im Extremfall kann es vorkommen, dass gar keine Daten zurückgegeben werden, sondern die Datenbank so lange bewegungslos bleibt, bis der Vorgang mit Gewalt abgebrochen wird - zum Beispiel dadurch, dass Sie ABS über den Task-Manager beenden.

Hier gibt es jetzt Abhilfe. Bei Berichten konnten Sie bisher schon definieren, dass Sie nur eine begrenzte Anzahl von Datensätzen abrufen möchten. Unabhängig davon können Sie jetzt auch definieren, dass Sie die Daten nicht auf einen Sitz, sondern in Paketen einer bestimmten Maximalgröße abrufen möchten. Damit wird das oben geschilderte Problem umschifft, denn statt einer sehr großen Datenmenge können Sie jetzt viele Male ziemlich kleine Datenmengen abrufen - und damit hat die Datenbank kein Problem.

CSV-Export von Berichten verbessert

Wenn Sie einen Bericht als CSV-Datei exportieren, wird die Datei anschließend automatisch geöffnet - meistens mit Excel. Dabei gab es bisher das Problem, dass alle Daten in der ersten Spalte angezeigt wurden. Um die Daten richtig auf die verschiedenen Spalten zu verteilen, mussten Sie die CSV-Datei über die Funktion "Daten -> aus Text" in Excel importieren.

Das Problem ist jetzt behoben - die Daten werden auch beim automatischen Öffnen in Excel richtig angezeigt.