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Veröffentlicht: 08. April 2018

Sie haben alle Objekte überprüft (vgl. Objekte einer Auktion überprüfen)? Die Reihenfolge ist gespeichert (vgl. Reihenfolge einer Auktion festlegen)? Dann können Sie jetzt Losnummern für Ihre Auktion vergeben. Klicken Sie dazu auf die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Losnummern vergeben". Sie wählen die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen). Nachdem Sie die Auktion ausgewählt haben, vergibt ABS automatisch die Losnummern. Das war´s. (Übrigens: Der Zeitplan für die Auktion ist damit auch schon erstellt).

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Veröffentlicht: 08. April 2018

Reihenfolge der Kategorien

Reihenfolge der Sortiercodes innerhalb einer Kategorie

Reihenfolge der Objekte

In aller Regel ist es nicht zufällig, in welcher Reihenfolge Sie die Objekte einer Auktion versteigern (wie nennen Sie diese Reihenfolge eigentlich? Bis jetzt sind mir abgesehen von "Reihenfolge" die Begriffe "Dramaturgie" und "Choreographie" untergekommen). Diese Reihenfolge können Sie mit ABS ziemlich engmaschig festlegen. Wählen Sie dazu die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Reihenfolge". Zunächst wählen Sie die Auktion aus, deren Reihenfolge Sie bestimmen möchten (vgl. Auktion auswählen). Wenn Sie die gewünschte Auktion ausgewählt haben, sehen Sie das folgende Fenster:

Reihenfolge der Kategorien

Wenn Sie bezüglich der Reihenfolge noch nichts unternommen haben, finden Sie alle Kategorien im linken Listenfenster mit der Überschrift "Nicht zugeordnet". Um eine Kategorie einem Auktionstermin zuzuordnen, ziehen Sie sie einfach in das Listenfenster mit dem entsprechenden Datum. Dabei sagt Ihnen ABS unter dem heweiligen Listenfenster immer, wie viele Objekte dem jeweiligen Datum zugeordnet sind.

Auf diese Weise können Sie die komplette Reihenfolge der Kategorien festlegen:

Übrigens: Natürlich können Sie eine Kategorie auch von einem Auktionsdatum zum anderen ziehen oder auch innerhalb eines Auktionsdatums verschieben.

Erste Losnummer für eine Kategorie festlegen

Normalerweise numeriert ABS die Lose einer Auktion fortlaufend durch, beginnend bei der Losnummer 1. Zwischen zwei Kategorien lässt ABS so viele Nummern frei, wie Sie in den Systemeinstellungen angegeben haben (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Auktion").

Wenn Sie abweichend von diesem Verhalten eine Kategorie bei einer bestimmten, festen Losnummer beginnen lassen möchten, dann geben Sie diese erste Losnummer bei der gewünschten Kategorie in der Spalte "Losnr. ab" ein. ABS berücksichtigt diesen Wert bei der Vergabe der Losnummern - es sei denn, die vorherigen Kategorien enthalten mehr Lose als es Losnummern vor Ihrer Startnummer gibt.

Startzeit für eine Kategorie festlegen

Bei der Vergabe der Losnummern berechnet ABS auch die theoretischen Aufrufzeiten für jedes Los. Dabei geht ABS davon aus, dass Sie an jeden Auktionsdatum ununterbrochen so viele Lose pro Stunde versteigern wie in den Systemeinstellungen angegeben (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Auktion").

Nun kann es beispielsweise sein, dass Sie an einem Auktionstag eine Mittagspause machen möchten. Deswegen können Sie für jede Kategorie eine Uhrzeit angeben, zu der das erste Los dieser Kategorie versteigert werden soll. Diese Uhrzeit tragen Sie in die Spalte "Startzeit" ein. Falls Sie etwa eine Kategorie um zwölf Uhr mittags beginnen lassen möchten, tragen Sie "12:00" ein (ohne Anführungszeichen).

ABS berücksichtigt die Startzeiten der Kategorien soweit möglich, das heißt: Falls Sie für die Versteigerung der vorhergehenden Lose mehr Zeit brauchen als bis zur vorgesehenen Startzeit, wird diese Startzeit ignoriert.

Reihenfolge der Sortiercodes innerhalb einer Kategorie

Wofür Sie die Sortiercodes von Objekten verwenden können, erfahren Sie unter Sortiercodes für Objekte. Nachdem Sie nun wissen, welche Möglichkeiten Sie mit Sortiercodes haben, erfahren Sie jetzt, wie Sie die jeweiligen Sortierungen vornehmen.

Am einfachsten ist es, wenn Sie eine Kategorie alphabetisch (oder auch chronologisch) nach dem Sortiercode sortieren möchten. Klicken Sie auf die gewünschte Kategorie; anschließend wählen Sie im Kontextmenü (das erreichen Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste) die Option "nach Sortiercode sortieren". ABS bestätigt Ihnen die Sortierung, und das war es schon.

Bei Kategorien, in denen der Sortiercode den Charakter einer Unterkategorie hat, können Sie die Sortiercodes manuell gruppieren. Das tun Sie (wenig überraschend), indem Sie im Kontextmenü die Option "Sortiercodes manuell gruppieren" wählen. Danach sehen Sie das folgende Fenster:

Auch hier bestimmen Sie die Reihenfolge dadurch, dass Sie die Sortiercodes an die gewünschte Stelle ziehen:

Wenn Sie die gewünschte Reihenfolge eingestellt haben, klicken Sie auf "Speichern" - und sind wieder fertig.

Übrigens: Es lohnt sich auch bei Kategorien, bei denen Sie die Sortiercodes nicht manuell gruppieren wollen, das Fenster mit den Sortiercodes zu öffnen - denn hier sehen Sie, wenn es Objekte gibt, bei denen der Sortiercode falsch geschrieben ist (das kann sich schließlich auf die Sortierung auswirken). Des weiteren sehen Sie hier, wenn es Objekte ohne Sortiercode gibt (denn dann sehen Sie einen leeren Sortiercode). Und schließlich würden Sie es sehen, wenn es Objekte gibt, deren Sortiercode offenkundig zu einer anderen Kategorie gehört, die also der falschen Kategorie zugeordnet sind.

Reihenfolge der Objekte

Sie können innerhalb eines Sortiercodes die Reihenfolge der Objekte individuell bestimmen. Innerhalb einer Kategorie (also in der "darüberliegenden" Ebene) geht das auch, und Sie können sich dabei auch über die Reihenfolge der Sortiercodes hinwegsetzen.

In beiden Fällen wählen Sie im Kontextmenü (das erreichen Sie - wie immer - mit einem Klick mit der rechten Maustaste in das Listenfenster) die Option "Objekte". ABS zeigt Ihnen dann alle Objekte des aktuellen Sortiercodes (oder der aktuellen Kategorie) an:

Wenn Sie die gleiche Menüoption für eine Kategorie auswählen, gibt es einen kleinen Unterschied: Sie sehen die Sortiercodes der Objekte.

Auch hier verändern Sie die Reihenfolge durch Klicken und Ziehen: Um ein Objekt an eine andere Stelle im Katalog zu verschieben, ziehen Sie es einfach dahin, wo Sie es haben wollen:

Übrigens: Es lohnt sich, vor der Veröffentlichung eines Kataloges die Objekte für jede Kategorie durchzugehen. Es schleicht sich zu gerne eine fehlerhafte Kategorie in die Objektdaten ein, und an dieser Stelle können Sie solche Fehler gut erkennen.

Wenn Ihnen ein solcher Fehler oder auch ein Rechtschreibfehler auffällt (in unserem Beispiel gibt es z.B. einen Rechtschreibfehler in der Kurzbeschreibung des Objekts Nr.3563-2), können Sie ihn direkt aus dieser Ansicht heraus korrigieren: Doppelklicken Sie einfach auf das betreffende Objekt, dann wird Ihnen das Objektfenster dazu angezeigt (vgl. Objektdaten anzeigen).

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Veröffentlicht: 08. April 2018

Bevor Sie einen Auktionskatalog überprüfen, macht es Sinn, die Objektdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Dabei sind z.B. die folgenden Fragen zu klären:

• Sind alle Objekte bewertet?
• Sind alle Objekte der richtigen Kategorie zugeordnet?
• Gibt es Rechtschreibfehler in den Beschreibungen?
• Liegen zu allen Objekten Fotos vor?

Bei der Beantwortung dieser Fragen unterstützt ABS Sie mit der Menüoption "Auktion -> Auktion -> Objekte überprüfen". Wenn Sie diese Menüoption anklicken, sehen Sie das folgende Fenster:

Dabei wirft Ihnen ABS die Stückzahlen folgender Objekte aus:

• Diejenigen Objekte, bei denen der Status der Katalogbeschreibung (Auswahlfeld "Beschreibung ist...", vgl. Objektdaten anzeigen)
• Diejenigen Objekte, bei denen keine Angabe für den Ausrufpreis vorliegt (falls Sie Schätzpreise verwenden, werden hier auch die Objekte gezählt, bei denen nicht mindestens eine Angabe für den unteren oder oberen Schätzpreis vorliegt)
• Diejenigen Objekte, zu denen ABS kein Foto findet, sprich: bei denen in dem Verzeichnis, das Sie in den Systemeinstellungen als Fotoverzeichnis angegeben haben, keine Bilddatei mit dem Namen "<Artikelnummer>.jpg" vorliegt

Wenn Sie auf eine der drei Schaltflächen mit den Stückzahlen klicken, dann zeigt Ihnen ABS die betreffenden Objekte im Listenfenster an:

Bei Objekten ohne Bewertung oder abgeschlossene Beschreibung ist das Vorgehen klar: Die Beschreibungen müssen abgeschlossen bzw. die Bewertungen nachgetragen werden. Um das zu tun, doppelklicken Sie auf ein Objekt der Liste oder wählen Sie im Kontextmenü (das erreichen Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste in der Objektliste) die Option "Objekt editieren". Es öffnet sich das Objektfenster zum jeweiligen Objekt; dort können Sie die Beschreibung vervollständigen oder korrekturlesen (wenn Sie das getan haben, sollten Sie den Beschreibungsstatus auf "abgeschlossen" setzen) bzw. die fehlenden Bewertungen nachtragen.

Im Objektfenster haben Sie ein kleines, aber wichtiges Detail, das Ihnen hilft, diesen Bearbeitungsvorgang relativ effektiv durchzuführen:

Es handelt sich um die Schaltflächen "vorigen Daten" und "nächste Daten" in der linken unteren Ecke des Objektfensters. Wenn Sie im hier gezeigten Objekt die Beschreibung korrekturgelesen, den Beschreibungsstatus auf "abgeschlossen" gesetzt und gespeichert haben, dann können Sie auf die Schaltfläche "nächste Daten" klicken. ABS zeigt Ihnen dann das nächste Objekt aus der Liste im darunterliegenden Listenfenster an. Dadurch ersparen Sie sich, für jedes Objekt zwischen dem Listenfenster und dem Objektfenster hin und her zu navigieren.

Übrigens: Wenn Sie im Objektfenster Objektdaten speichern, überprüft ABS im Hintergrund, ob die Daten des Objekts nun vollständig sind, und entfernt ggf. das Objekt aus der Liste der unvollständigen Objekte.

Bei den Objekten ohne Foto nutzt Ihnen diese Funktionalität natürlich nichts. Sie können aber eine Liste der betroffenen Objekte ausdrucken, die Sie dann an Ihren Fotografen weiterreichen. Wählen Sie dazu im Kontextmenü (das erreichen Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste in der Objektliste) die Option "Liste drucken". Anschließend bestimmen Sie noch die Druckoptionen (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente); nachdem Sie die Druckoptionen gespeichert haben, wird Ihre Liste gedruckt.

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Veröffentlicht: 08. April 2018

Um den Titel oder den Termin einer bestehenden Auktion zu ändern, wählen Sie die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Titel und Termin". Zunächst wählen Sie die gewünschte Auktion aus (vgl. Auktion auswählen), danach sehen Sie das folgende Fenster:

Wie Sie sehen, sieht hier alles genau so aus wie bei der Erfassung einer neuen Auktion - und in der Tat funktioniert die Bedienung dieses Fensters auch genau so we unter Neue Auktion anlegen beschrieben.

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Veröffentlicht: 08. April 2018

Wenn Sie die Menüoption "Auktion -> Auktion -> Neue Auktion" anklicken, sehen Sie das folgende Fenster:

Im Feld "Titel" tragen Sie die Bezeichnung der Auktion ein (etwa "Weihnachtsauktion", "Kunst und Antiquitäten", "Nachlass Lieschen Müller" oder dergleichen).

Im Feld "Text Vorbesichtigung" tragen Sie die Vorbesichtigungszeiten der Auktion ein. Diesen Text sollten Sie vor Veröffentlichung der Auktion auf jeden Fall befüllen, denn der Inhalt dieses Feldes wird bei der Kommunikation mit lot-tissimo verwendet.

Im Listenfenster "Termine" tragen Sie die Termine der Auktion ein. Sie können beliebig viele Auktionstermine verwalten.

Um einen neuen Termin zu verwenden, klicken Sie auf die unterste Zeile des Listenfensters (diejenige, die das aktuelle Datum enthält - dabei handelt es sich lediglich um einen Platzhalter). Der Inhalt der Zeile verschwindet daraufhin, und die Zeile wird blau hinterlegt:

Klicken Sie nochmals auf die gleiche Zeile, dann können Sie das Datum bearbeiten:

In den einzelnen Elementen (Tag, Monat und Uhrzeit) können Sie sich mit den Pfeiltasten oder per Mausklick bewegen. Alternativ können Sie auch auf das kleine "Pfeil nach unten"-Symbol am Zeilenende klicken, dann können Sie das Datum aus einem Kalender auswählen:

Übrigens: Auch wenn Sie ein bestehendes Datum ändern möchten, funktioniert es genauso: Klicken Sie auf die jeweilige Datumszeile, dann können Sie Datum und Uhrzeit wie beschrieben ändern.

Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, könnte das Fenster in etwa so aussehen wie folgt:

Wundern Sie sich nicht  über das aktuelle Datum in der untersten Zeile - es handelt sich dabei wie gesagt lediglich um einen Platzhalter für ein eventuell neu einzufügendes, neues Datum.

Wenn Sie ein Auktionsdatum löschen möchten, dann klicken Sie auf den jeweiligen Zeilenanfang und drücken Sie die Taste "Entf".

Wenn Sie nun auf "Speichern" klicken, wird die neue Auktion angelegt.

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Veröffentlicht: 08. April 2018

ABS unterstützt Sie dabei, wenn Sie den unverkauften Restbestand einer Einlieferung ankaufen möchten. Klicken Sie dazu auf die Menüoption "Auftrag -> Ankauf  -> Restbestand ankaufen". Anschließend wählen Sie die gewünschte Einlieferung aus (vgl. Auftrag finden). Nachdem Sie einen Auftrag ausgewählt haben, sehen Sie das folgende Fenster:

Bei der Summe der Ausrufpreise berücksichtigt ABS unlimitierte Objekte mit dem globalen Mindestgebot, das Sie in den Systemeinstellungen angegeben haben. Geben Sie nun im Feld "Ankaufspreis" den Bruttobetrag an, zu dem Sie den Restbestand ankaufen. Falls der Ankaufsbetrag Vorsteuer enthält, setzen Sie den Haken "Ankauf mit Vorsteuer".

Um den Ankaufsvorgang auszulösen, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Ankaufen". Jetzt wählen Sie noch die Ausgabeoptionen für den Ankaufsbeleg aus (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente).

Anschließend erzeugt ABS den Ankaufsbeleg. Dabei werden die betroffenen Objekte einer neuen Einlieferung mit dem Auktionshaus als Einlieferer zugeordnet;der Gesamteinkaufspreis entsprechend dem Ausrufpreis auf die einzelnen Objekte umgelegt. Im obigen Auftrag würde das beispielsweise bedeuten: Wenn Sie als globales Mindestgebot € 10,- angegeben haben und den Restbestand für € 82,- ankaufen, bekommt die Heiligenfigur Nr.1215-8 einen Einkaufspreis von € 80,- und alle anderen Objekte einen Einkaufspreis von je € 1,-.