Auftrag finden

Auftragsdaten anzeigen

Nach Auswahl der Menüoption "Auftrag anzeigen" sehen Sie das untenstehende Fenster:

Auftrag finden

Dieses Suchfenster funktioniert ähnlich wie das Fenster Person finden. Im Textfeld "Suchbegriff" geben Sie Ihren Suchtext ein, und mit den Checkboxen darunter wählen Sie aus, in welchen Daten Sie suchen möchten. Im Unterschied zur Personensuche können Sie als Suchbegriff auch die Auftragsnummer angeben.

Mit einem Klick auf "Finden" lösen Sie die Suche aus. ABS zeigt Ihnen die Aufträge an, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wie in anderen Suchfenstern auch wählen Sie den gewünschten Auftrag durch Doppelklick auf den jeweiligen Auftrag bzw. durch Klick auf die Schaltfläche "OK" aus.

Wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" (vgl. Neuen Auftrag anlegen).

Mehrere Aufträge eines Einlieferers auswählen

Falls Sie von einem Einlieferer mehrere Aufträge haben, können Sie sich diese gemeinsam anzeigen lassen. Drücken Sie dazu die Tastenkombination "Strg-A"; ABS wählt dann unter den angezeigten Suchergebnissen alle Aufträge aus, bei denen der Autraggeber mit dem des aktuell gewählten Auftrags übereinstimmt.

Auftragsdaten anzeigen

Nachdem Sie den oder die Aufträge ausgewählt haben, die Sie angezeigt bekommen möchten, sehen Sie das folgende Fenster:

Aufträge auswählen und Auftragsdetails anzeigen

Rechts oben sehen Sie alle Aufträge des ausgewählten Einlieferers. Wenn Sie einen Haken in der Spalte "Anzeigen" setzen oder deaktivieren, ändert ABS die Objektanzeige entsprechend, so dass immer die Objekte aus den ausgewählten Aufträgen angezeigt werden.

Im Reiter "Alle Objekte" sehen Sie alle Objekte der gewählten Aufträge. In den Reitern "Unverkauft", "Zugeschlagen", "Bezahlt", "Abgerechnet" bzw. "Zurückgegangen" sehen Sie lediglich die Objekte mit dem jeweiligen Status (im Reiter "Zugeschlagen" sehen Sie zugeschlagene, aber noch unbezahlte Objekte).

Um die Details zu einem Auftrag anzuzeigen (und ggf. zu ändern), doppelklicken Sie im Listenfenster rechts oben auf den entsprechenden Auftrag. Alternativ können Sie auch im Kontextmenü (erreichbar über die rechte Maustaste) die Menüoption "Auftragsdetails anzeigen" anklicken. ABS zeigt Ihnen dann das nachstehende Fenster an. Hier können Sie die Konditionen des Auftrags sowie dessen Betreffzeile verwalten. Außerdem können Sie interne Notizen zum Auftrag erfassen.

Objekt anzeigen

Wenn Sie in der Objektliste mit der rechten Maustaste klicken, sehen Sie im Kontextmenü die Option "Objekt editieren". Wenn Sie diese Option wählen, öffnet sich das Objektfenster zum gewählten Objekt (vgl. Objektdaten anzeigen). Das Objektfenster sehen Sie auch, wenn Sie auf ein Objekt doppelklicken (es sei denn, Sie doppelklicken in der Spalte "Rg.nr.", "Abr.nr." oder "RBel.nr." auf eine Rechnungs-, Abrechnungs- oder Rückgabebelegnummer - dann sehen Sie die Positionen des jeweiligen Beleges).

Objekt löschen

Wenn Sie in der Objektliste mit der rechten Maustaste auf ein unverkauftes Objekt klicken, sehen Sie im Kontextmenü die Option "Objekt löschen". Wenn Sie diese Option wählen, wird das Objekt unwiderruflich aus Ihrer Datenbank gelöscht. ACHTUNG: Diese Funktionalität sollten Sie nur dann benutzen, wenn Sie ein Objekt versehentlich angelegt haben. Falls Sie ein real existierendes Objekt dem Einlieferer zurückgeben möchten, benutzen Sie die Funktionalität Objekte zurückgeben.

Diese Funktion zeigt Ihnen einen Überblick über den Stand einer Einlieferung an. Wie Sie die Abrechnungsvorschau zu einer kompletten Auktion anzeigen können, erfahren Sie unter Abrechnungsvorschau zu einer Auktion.

Um sich die Abrechnungsvorschau anzeigen zu lassen, öffnen Sie die Auftragsanzeige zum gewünschten Auftrag (vgl. Auftrag anzeigen). Wenn Sie im Reiter "Alle Objekte" bzw. "Unverkauft" der Objektliste mit der rechten Maustaste klicken, sehen Sie die Menüoption "Abrechnungsvorschau". Wenn Sie diese Option anklicken, öffnet sich das nachstehende Fenster:

DIe Abrechnungsvorschau erreichen Sie ebenfalls über das Kontextmenü in den Reitern "Zugeschlagen" und "Bezahlt" der Objektliste - allerdings sehen Sie hier die Werte für diejenigen Objekte, die Sie in den beiden Reitern mit den Checkboxen am Zeilenanfang ausgewählt haben. Damit können Sie sich die Ergebnisse für Teilabrechnungen im Vorhinein ansehen.

Sie können aus der Auftragsanzeige heraus (vgl. Auftrag anzeigen) eine Liste einiger oder aller unverkauften Objekte erzeugen. Wählen Sie dazu im Reiter "Unverkauft" der Objektliste die gewünschten Objekte aus (Sie setzen den Haken am Zeilenanfang - wenn Sie alle Objekte auswählen möchten, setzen Sie den Haken in der Überschriftzeile). Anschließend wählen Sie im Kontextmenü (klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Objektliste) die Menüoption "Liste (ausgewählte Objekte)". Es öffnet sich ein neues Ausgabefenster für eien Objektliste mit den gewählten Objekten. Nähere Informationen über die Ausgabe von Objektlisten finden Sie unter Objektliste.

Um verkaufte Objekte dem Einlieferer abzurechnen, zeigen Sie den oder die entsprechenden Aufträge an (vgl. Auftrag anzeigen). Wählen Sie im Reiter "Bezahlt" der Objektliste die Objekte aus, die Sie abrechnen möchten (dazu setzen Sie den Haken am Zeilenanfang). In der Regel werden Sie alle verkauften Objekte abrechnen wollen - in diesem Fall setzen Sie den Haken am Anfang der Überschriftzeile.

Sie können auch zugeschlagene, aber noch nicht bezahlte Objekte abrechnen (das sollten Sie natürlich nur tun, wenn Sie sicher sind, die Zahlung für die betroffenen Objekte noch zu bekommen). Dazu wählen Sie die gewünschten Objekte im Reiter "Zugeschlagen" der Objektliste aus.

Wenn Sie die abzurechnenden Objekte ausgewählt haben,  wählen Sie im Kontextmenü (klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Objektliste im Reiter "Bezahlt") die Option "ausgewählte Objekte abrechnen". ABS zeigt Ihnen nun eine Aufstellung der Objekte an, die auf der Abrechnung erscheinen werden:

Wie Sie sehen, sind automatisch auch unverkaufte Objekte ausgewählt (das sind diejenigen Objekte, die weiß hinterlegt sind). Das liegt daran, dass Sie möglicherweise Losgebühren erheben, die auch für unverkaufte Objekte fällig werden - und unabhängig davon möchten Sie Ihren Einlieferer vielleicht auch darüber informieren, welcher Restbestand aus seinem Auftrag sich noch bei Ihnen befindet.

Wenn Sie Objekte jetzt noch aus der Abrechnung entfernen möchten (bei Teilabrechnungen kann das erforderlich sein), dann können Sie sie aus der Objektliste löschen. Klicken Sie dazu auf den Zeilenanfang und drücken Sie danach die Taste "Entf".

Wenn der Haken "unverkaufte Objekte gesondert ausweisen" gesetzt ist, fügt ABS der eigentlichen Abrechnung einen Abschnitt an, in dem der unverkaufte Restbestand aufgeführt wird. Wenn Sie den Haken "unbrezahlte Objekte auflisten" setzen, erscheinen die unbezahlten Objekte in einem eigenen Abschnitt, ansonsten werden sie zusammen mit den unverkauften Objekten aufgeführt.

Mit einem Klick auf "Weiter" geben Sie die Abrechnung aus. Dabei gelten für die Ausgabe (Anzahl Druckexemplare, Versand per Mail etc.) die Optionen, die Sie in den Systemeinstellungen gewählt haben. Wenn Sie diese Ausgabeoptionen ändern möchten, dann klicken Sie auf den Link "Ausgabeoptionen". Welche Optionen Sie dabei einstellen können, erfahren Sie unter Ausgabeoptionen für Dokumente.

Wie Sie den Wortlaut und die Gestaltung der Abrechnung an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie in den folgenden Beiträgen:

Abrechnung (Dokumentvorlagen)

Klausel "Verkaufte Objekte" in einer Abrechnung (Textbausteine)

Klausel "Unbezahlte Objekte" in einer Abrechnung (Textbausteine)

Klausel "Unverkaufte Objekte" in einer Abrechnung (Textbausteine)

Wie Sie den Wortlaut des Anschreibens zu einer Abrechnung verändern können, erfahren Sie in den Beiträgen Betreffzeile des Anschreibens zu einer Abrechnung (Textbausteine) und Text des Anschreibens zu einer Abrechnung (Textbausteine).

Wenn Sie Rechnungen, Abrechnungen oder sonstige Dokumente erstellen, können Sie sich in den meisten Fällen aussuchen, wie diese Dokumente ausgegeben werden sollen. Das zugehörige Auswahlfenster sieht aus wie folgt:

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Abgesehen davon, dass Sie hier einstellen können, über welchen Drucker und in wie vielen Exemplaren Ihr Dokument gedruckt werden soll, können Sie das Dokument auch als PDF-Datei verschicken.

Sie können Ihr Dokument als Mailanhang verschicken. Falls Ihnen zum Empfänger des Dokuments eine oder mehrere Mailadressen vorliegen, werden Ihnen diese Adressen in der Auswahlliste rechts neben der Option angeboten - Sie können aber auch manuell eine Mailadresse eingeben, falls Sie das Dokument an eine andere Adresse veschicken möchten.

ABS kann auch externe Dokumentversender ansteuern. Derzeit existiert eine Programmbibliothek zur Kommunikation mit fax.de, es ist jedoch auch die Kommunikation mit anderen Diensten möglich. Voraussetzung dafür, dass Sie solche Dienste nutzen können, ist natürlich immer, dass Sie gültige Kundendaten für den jeweiligen Dienst haben.

Wenn das der Fall ist, können Sie Ihr Dokument auch als Brief oder als elektronisch signierte Mail über den externen Dienst verschicken. Als Adressat für die signierte Mail können Sie wie beim formlosen Mailversand aus den vorhandenen Mailadressen des Empfängers auswählen oder eine Adresse manuell eingeben.

Manche Dokumente sind überhaupt nicht für den Versand gedacht - Objektlisten zum Beispiel. In diesen Fällen haben Sie für die Ausgabeoptionen eine abgespeckte Version des obigen Fensters zur Verfügung; dort wählen Sie lediglich den Drucker und die zugehörigen Optionen aus:

Um einem Einlieferer Objekte zurückzugeben, öffnen Sie die Auftragsanzeige des entsprechenden Auftrags (vgl. Auftrag anzeigen). Im Reiter "Unverkauft" der Objektliste wählen Sie die Objekte aus, die Sie zurückgeben möchten (setzen Sie jeweils den Haken am Zeilenanfang). Wenn Sie alle Objekte markieren möchten, setzen Sie den Haken am Anfang der Überschriftzeile.

Anschließend wählen Sie im Kontextmenü (das erreichen Sie, wenn Sie in der Objektliste mit der rechten Maustaste klicken) die Option "Ausgewählte Objekte zurückgeben". Nun legen Sie noch fest, wie der Rückgabebeleg ausgegeben werden soll (vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente). Nachdem Sie die Ausgabeoptionen gespeichert haben, wird der Rückgabebeleg ausgegeben.

Wie Sie das Aussehen des Rückgabebeleges an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie im Beitrag Rückgabebeleg (Dokumentvorlagen).