Wann immer Sie mit ABS Daten ausgeben - sei es etwa, dass Sie eine Rechnung oder Abrechnung drucken, ein Anschreiben zu einem Dokument erzeugen oder Etiketten drucken - eigentlich ist das Prinzip immer das gleiche: Das ausgegebene Dokument enthält gleichbleibende Elemente (eine Rechnung etwa enthält immer Ihren Briefkopf), und an bestimmten Stellen werden veränderliche Daten eingefügt (auf einer Rechnung z.B. die Rechnungspositionen, der Gesamtbetrag, ein Abschlusstext etc.).

Für den Inhalt der meisten Schreiben benutzt ABS Textbausteine, also kleine Textdateien, die die Vorlagen für die jeweiligen Texte enthalten (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Textbausteine"). Nachstehend sehen Sie den Textbaustein für ein deutschsprachiges Anschreiben zu einer Mahnung:

Um das Aussehen eines Dokuments festzulegen, benutzt ABS Dokumentvorlagen (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Dokumentvorlagen"). Dabei handelt es sich meistens um Word-Dokumente, vereinzelt auch um Excel-Tabellen. Stellvertretend sehen Sie hier die Vorlage für eine Abrechnung (ein Word-Dokument):

In beiden Beispielen sehen Sie kurze Texte in eckigen Klammern. Dabei handelt es sich um das allgemeine Prinzip, das ABS in Dokumentvorlagen und Textbausteinen beachtet: Alles, was außerhalb von eckigen Klammern steht, wird in das fertige Dokument unverändert übernommen, und für die Ausdrücke in eckigen Klammern fügt ABS die konkreten Daten des gerade barbeiteten Geschäftsvorfalls ein.

Zwei Beispiele: Wenn Sie eine Mahnung erstellen, fügt ABS an der Stelle, an der im obigen Text der Platzhalter "[rechnungsdatum]" steht, das Datum der angemahnten Rechnung ein. Bei einer Abrechnung steht an Stelle des Platzhalters "[empfaengerAnschrift]" die Adresse des Kunden.

Damit können Sie einerseits die Formulierungen wählen, mit denen Sie in Kontakt zu Ihren Kunden treten: Wenn Sie beispielsweise Ihren Mahnungen einen anderen Ton geben möchten, können Sie den jeweiligen Textbaustein entsprechend umformulieren - dort, wo Sie wechselnde Daten haben (beispielsweise das Datum der angemahnten Rechnung), fügen Sie einfach den entsprechenden Platzhalter ein. Andererseits können Sie das Aussehen Ihrer Dokumente gestalten, indem Sie die jeweiligen Dokumentvorlagen verändern.

Bei solchen Änderungen sind Sie nicht ganz frei, denn an vielen Stellen geht ABS davon aus, dass Textbausteine bzw. Dokumentvorlagen bestimmte Voraussetzungen erfüllen (bei der Dokumentvorlage für die Abrechnung setzt ABS u.a. voraus, dass es im Textteil genau drei Tabellen mit je zwei Zeilen und bestimmten Spaltenanzahlen gibt). Die Beschränkungen, die Sie beachten müssen, wenn Sie Textbausteine bzw. Dokumentvorlagen ändern, werden in den nachfolgenden Beiträgen für alle Textbausteine und Dokumentvorlagen detailliert angegeben.

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