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Veröffentlicht: 01. Mai 2018

Die Menüoption "Hilfe -> Benutzhandbuch (online)" öffnet ein neues Browserfenster mit der Startseite dieses Benutzerhandbuches.

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Veröffentlicht: 01. Mai 2018

• Link zum Benutzerhandbuch

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Veröffentlicht: 01. Mai 2018

ABS verwaltet verschiedene Postverteiler für Sie. Postverteiler haben die Angewohnheit, zu veralten: Ein Kunde zieht an eine unbekannte neue Adresse um, der Kontakt zu einem anderen Kunden ist aus irgend einem Grund eingeschlafen... Jedenfalls dürfte es in größeren Abständen sinnvoll sein, zu überprüfen, ob Ihre Postverteiler noch aktuell sind.

Selbstverständlich könnten Sie das händisch tun, indem Sie Ihre Kunden einen nach dem anderen durchgehen. Sie können aber auch die Menüoption "Extras -> Postverteiler bereinigen" benutzen. Hier sehen Sie zu jedem Kunden in einem bestimmten Postverteiler, wann Sie das letzte Mal Kontakt mit ihm hatten, aus welchem Anlass, wieviel der Kunde bei Ihnen geboten und wieviel er eingekauft hat. Direkt aus dieser Aufstellung können Sie Kunden aus Ihrem Postverteiler entfernen oder anderweitig verändern.

Nachdem Sie auf die Option "Extras -> Postverteiler bereinigen" geklickt haben, sehen Sie das folgende Fenster:

Nun wählen Sie in der Auswahlliste "Postverteiler" den Verteiler aus, den Sie bearbeiten möchten; bei "Letzter Kontakt bis spätestens" geben Sie an, wie lange der letzte Kundenkontakt mindestens her sein muss, damit Sie den Kunden in der Liste sehen wollen. Anschließend zeigt ABS Ihnen die entsprechende Auflistung von Kunden an, in absteigender Reihenfolge des letzten Kontakts:

Um die Daten eines Kunden anzuzeigen, doppelklicken Sie auf die jeweilige Zeile. ABS zeigt Ihnen dann das Datenfenster der jeweiligen Person an (vgl. Personendaten anzeigen).

Um einen Kunden aus dem Postverteiler zu entfernen, klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf die Schaltfläche am Zeilenanfang und drücken Sie die Taste "Entf". Nach einer Sicherheitsabfrage entfernt ABS den Kunden aus dem Verteiler.

Siehe auch

Systemeinstellungen: Der Reiter "Postverteiler"

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Veröffentlicht: 01. Mai 2018

Manchmal kann es sinnvoll sein, die Daten aller Mitarbeiter auf einen Blick zu sehen. ABS löst diese Anforderung dadurch, dass Sie Personen aus Ihrem Datenbestand den Status "Mitarbeiter" geben können. Aus Sicht von ABS ist ein Mitarbeiter also eine Person wie jede andere auch, die aber ein zusätzliches Statusmerkmal besitzt (nämlich eben das, ein Mitarbeiter zu sein).

Die Liste aller Mitarbeiter sehen Sie, wenn Sie auf die Menüoption "Extras -> Mitarbeiter" klicken:

Um die Personendaten eines Mitarbeiters anzuzeigen, doppelklicken Sie auf den Namen oder Vornamen des Mitarbeiters. Sie sehen dann das Datenfenster der jeweiligen Person (vgl. Personendaten anzeigen).

Um einen Mitarbeiter zu löschen (genauer: Um der entsprechende Person den Status "Mitarbeiter" abzuerkennen), klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf die Schaltfläche am Zeilenanfang und drücken Sie die Taste "Entf".

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Veröffentlicht: 01. Mai 2018

Mit ABS können Sie automatisch Buchungsstapel für Ihre Rechnungen und Abrechnungen erzeugen. Es handelt sich um tabellarische Textdateien (sog. CSV-Dateien), die Sie mit den meisten gängigen Buchhaltungsprogrammen einlesen können.

Den Export der Buchhaltungsdaten lösen Sie durch einen Klick auf die Menüoption "Zahlungsverkehr -> Belege an FiBu übergeben" aus. ABS exportiert die Buchungsstapel in das von Ihnen in den Systemeinstellungen hinterlegte Verzeichnis und meldet anschließend Vollzug mit einer entsprechenden Meldung.

Welche Parameter ABS für den Export von Buchhaltungsdaten benötigt, erfahren Sie unter Kontenplan, Systemeinstellungen: Der Reiter "Fibu-Konten", Systemeinstellungen: Der Reiter "Fibu-Export" und Systemeinstellungen: Der Reiter "Freie Rechnung".

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Veröffentlicht: 01. Mai 2018

Es ist ärgerlich, aber Sie haben regelmäßig damit zu tun: Mit Kunden, die ihre Rechnungen nicht fristgerecht begleichen. Nach einer bestimmten Frist verschicken Sie erste, zweite und vielleicht auch dritte Zahlungserinnerungen; wenn dann das Geld immer noch nicht eingegangen ist, werden Sie die Forderung möglicherweise abschreiben oder auch rechtliche Schritte einleiten.

Bei der Kontrolle der Zahlungseingänge und beim Mahnwesen unterstützt ABS Sie mit der Menüoption "Zahlungsverkehr -> Mahnungen". Wenn Sie auf diese Option Klicken, zeigt Ihnen ABS einen tabellarischen Überblick der mahnfähigen Rechnungen. "Mahnfähig" bedeutet hier, dass seit dem Rechnungsdatum die Zahlungsfrist und die Kulanzfrist verstrichen ist, die Sie in den Systemeinstellungen angegeben haben, ohne dass Sie den kompletten Rechnungsbetrag als Zahlungseingang erfasst haben - oder dass seit der letzten Mahnung die Zahlungsfrist ab Mahnung verstrichen ist (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Konditionen").

Die Liste der mahnfähige Rechnungen sieht aus wie folgt:

Initial zeigt Ihnen ABS alle mahnfähigen Rechnungen. Mit den Einstellungen am oberen Fensterrand können Sie die Anzeige aber auch auf eine einzelne Auktion einschränken, oder sich innerhalb dieser Auktion sogar nur die mahnfähigen Rechnungen an Bieter eines bestimmten Bieternummernbereichs anzeigen lassen.

Um nun für eine Rechnung den gewünschten Vorgang auszulösen, klicken Sie die gewünschte Rechnung an und lösen Sie anschließend mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aus. Hier haben Sie verschiedene Optionen:

Mahnung erstellen

Um eine Mahnung für die gewählte Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf die Option "Neue Mahnung" des Kontextmenüs. ABS zeigt Ihnen nun das folgende Fenster:

Um sicherzugehen, dass Sie nicht versehentlich eine Mahnung für die falsche Rechnung erstellen, sehen Sie hier nochmals den Rechnungsempfänger, den Rechnungsbetrag und die bisherige Mahnstufe. Mit einem Klick auf den blauen Link "Ausgabeoptionen" können Sie einstellen, wie die Mahnung ausgegeben werden soll (auf dem eigenen Drucker, als Mailanhang etc., vgl. Ausgabeoptionen für Dokumente). Mit einem Klick auf "Mahnung erstellen" geben Sie die Mahnung aus, und die Rechnung wird anschließend aus der Liste der mahnfähigen Rechnungen gelöscht (denn eine weitere Mahnung können Sie ja erst erzeugen, wenn die Zahlungsfrist ab Mahnung fruchtlos verstrichen ist).

Zahlungen erfassen

Möglicherweise steht bei den mahnfähigen Rechnungen eine, für die Sie das Geld bereits erhalten haben, bei der Sie es aber versäumt haben, die Zahlung in ABS zu erfassen. Das können Sie an dieser Stelle nachholen, indem Sie auf die Option "Zahlungen" des Kontextmenüs klicken. Sie sehen anschließend das Fenster, mit dem Sie Zahlungen zu einer Rechnung erfassen können (vgl. Zahlungen erfassen). Wenn Sie einen kompletten Zahlungseingang erfassen, entfernt ABS die Rechnung anschließend aus der Liste der mahnfähigen Rechnungen.

Forderung abschreiben

Es ist der unerfreulichste Fall, der gleichwohl hin und wieder eintritt: Sie haben den Kunden gemahnt, aber den Rechnungsbetrag nie erhalten; und zu allem Übel ist es nicht realistisch, dass Sie die Forderung mit vertretbarem Aufwand geltend machen können. Also müssen Sie die Forderung abschreiben. Das tun Sie mit einem Klick auf die Option "Forderung abschreiben" des Kontextmenüs. Anschließend zeigt Ihnen ABS eine Aufstellung der Rechnungspositionen, in der Sie für die einzelnen Objekte über das genaue Vorgehen entscheiden können (vgl. Auktionsrechnung stornieren).

Rechnungspositionen anzeigen

Um die einzelnen Positionen der gewählten Rechnung anzuzeigen, klicken Sie auf die Option "Positionen" des Kontextmenüs (vgl. Rechnung anzeigen (und ganz oder teilweise stornieren)).