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Veröffentlicht: 27. April 2018

Mit einer freien Rechnung stellen Sie einem Kunden Dienstleistungen in Rechnung. Die einzelnen Positionen einer freien Rechnung beruhen auf Vorlagen, in denen Sie beispielsweise Standardpreise oder -mengen erfassen sowie das Buchhaltungskonto, auf das die jeweilige Position verbucht werden soll.

Diese Vorlagen erfassen Sie in den Systemeinstellungen (Menüoption "Extras -> Einstellungen") im Reiter "Freie Rechnung":

In der Spalte "Standard" setzen Sie den Haken bei derjenigen Vorlage, die bei einer neuen Rechnungsposition vorausgewählt sein soll. Mit Ihren Angaben in den Spalten "Text", "Einzelpreis" und "Menge" wird die neue Position vorgefüllt. In der Spalte "Einheit" geben Sie an, in welcher Einheit die Menge der Position sich versteht.

In der Spalte "Fibu-Konto" geben Sie an, auf welches Buchhaltungskonto eine Position verbucht werden soll, die auf der jeweiligen Vorlage basiert. Dabei wählen Sie aus den Konten, die Sie im Kontenplan erfasst haben. Was die Zuordnung von Vorlagen zu Fibu-Konten betrifft, koordinieren Sie sich bitte mit Ihrem steuerlichen Berater.

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Veröffentlicht: 27. April 2018

Die hier erfassten Informationen benötigen Sie, falls Sie aus ABS automatisch Buchungsstapel für Rechnungen und Abrechnungen erzeugen möchten, die Sie dann in Ihrer Buchhaltungssoftware weiterverarbeiten. Im Kontenplan haben Sie die Buchhaltungskonten erfasst, die Sie benutzen möchten; im Reiter "Fibu-Konten" haben Sie diese Konten bestimmten Buchungsvorfällen zugeordnet - jetzt muss ABS nur noch wissen, wo es denn nun mit den Buchhaltungsinformationen hin soll.

Die Systemeinstellungen erreichen Sie über die Menüoption "Extras -> Einstellungen". Der Reiter "Fibu-Export" sieht aus wie folgt:

Bei "Exportverzeichnis" geben Sie das systemweit sichtbare Verzeichnis an, in dem ABS die exportierten Buchungsstapel ablegt. Wir empfehlen "<netzlaufwerk>:\ABS\Export\Fibu"; dabei steht "<netzlaufwerk>" für das Netzlaufwerk, das Sie bei der Ersteinrichtung von ABS eingerichtet haben (vgl. Einrichten der Ordnerstruktur).

Mit den Bedienelementen "Ausgabeformat (Buchungssätze)" bzw. "Ausgabeformat (Personenkonten)" bestimmen Sie, welche Datenmerkmale in welcher Reihenfolge an die Finanzbuchhaltung exportiert werden sollen. In der linken Liste sehen Sie jeweils die zur Verfügung stehenden Datenmerkmale und rechts diejenigen Datenmerkmale, die Sie derzeit ausgewählt haben. Um Datenmerkmale hinzuzufügen, ziehen Sie sie einfach von der linken in die rechte Liste; um sie zu entfernen, ziehen Sie sie von der rechten in die linke Liste. Auch die Reihenfolge in der rechten Liste bestimmen Sie durch Klicken und Ziehen.

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Veröffentlicht: 27. April 2018

Die hier erfassten Informationen benötigen Sie, wenn Sie aus ABS heraus automatisch Buchungsstapel für Rechnungen und Abrechnungen erzeugen möchten, die Sie dann in Ihrer Buchhaltungssoftware weiterverarbeiten. Die Systemeinstellungen erreichen Sie über die Menüoption "Extras -> Einstellungen". DerReiter "Fibu-Konten" sieht aus wie folgt:

Für jeden Buchungsvorfall wählen Sie das passende Konto aus (die Auswahl speist sich aus den Konten, die Sie im Kontenplan eingegeben haben). Welche Konten Sie genau benötigen, klären Sie bitte mit Ihrem steuerlichen Berater.

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Veröffentlicht: 27. April 2018

Im Kontenplan erfassen Sie diejenigen Buchhaltungskonten, die ABS zum automatischen Verbuchen von Abrechnungen und Rechnungen benötigt. Sie erreichen den Kontenplan über die Menüoption "Zahlungsverkehr -> Kontenplan". Nachdem Sie auf diese Option geklickt haben, zeigt Ihnen ABS das folgende Fenster:

Um ein bestehendes Konto zu verändern, doppelklicken Sie auf das jeweilige Konto (oder klicken Sie einmal darauf und anschließend auf die Schaltfläche "Editieren"). Um ein neues Konto hinzuzufügen, klicken SIe auf die Schaltfläche "Neu". Wenn Sie ein nicht mehr benötigtes Konto löschen möchten, klicken Sie auf das gewünschte Konto und anschließend auf die Schaltfläche "Löschen". Ein Konto kann nur gelöscht werden, wenn es nie bebucht wurde und auch nicht als Standardkonto für einen Buchungsvorfall gewählt ist (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Fibu-Konten").

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Veröffentlicht: 27. April 2018

ABS archiviert alle relevanten Belege (Versteigerungsaufträge, Rechnungen, Abrechnungen etc.) in jeweils eigenen Verzeichnissen. Diese Verzeichnisse geben Sie in den Systemeinstellungen ("Extras -> Einstellungen") im Reiter "Belegarchiv" an:

Sie erinnern sich möglicherweise: Bei der Ersteinrichtung der Datenbank haben Sie ein Verzeichnis für das Belegarchiv angegeben. ABS hat bei dieser Gelegenheit in diesem Verzeichnis für alle hier genannten Belegarten jeweils Unterverzeihnisse erstellt. Wir empfehlen, diese Verzeichnisse zur Archivierung zu nutzen.

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Veröffentlicht: 27. April 2018

Die Systemeinstellungen erreichen Sie über die Menüoption "Extras -> Einstellungen". Der Reiter "Fotos" sieht aus wie folgt:

Sie werden merken (oder wissen schon), dass ABS wo immer möglich mit Bildern von Objekten arbeitetet. Wann immer ABS das Foto eines Objekts benötigt, sucht es die Bilddatei in dem Verzeichnis, das Sie bei "Verzeichnis Fotos" angeben. Deswegen muss dieses Verzeichnis auf einem Laufwerk liegen, das systemweit unter dem gleichen Laufwerksbuchstaben sichtbar ist - am einfachsten auf dem Netzlaufwerk, das Sie bei der Ersteinrichtung von ABS eingerichtet haben (vgl. Einrichten der Ordnerstruktur).

Übrigens ist die Benennung eines Objektfotos nicht beliebig, sondern im Gegenteil streng geregelt (vgl. Konventionen für Objektfotos).

Häufig werden die Objektfotos in Objektlisten als briefmarkengroße Miniaturen angezeigt. Weil die eigentlichen Objektfotos für diesen Zweck viel zu groß sind, erzeugt ABS bei solchen Vorgängen sehr viel kleinere Versionen des Objektfotos (davon bekommen Sie als Benutzer nichts mit, es geschieht im Hintergrund). Auch für diese Miniaturfotos brauchen Sie ein systemweit sichtbares Verzeichnis; Sie geben es bei "Verzeichnis Miniaturfotos" an.

Wenn Sie Ihre Auktionskataloge im Internet veröffentlichen, benötigen Sie die Objektfotos in der Regel im JPG-Format. Anders ist es, wenn Sie einen gedruckten Auktionskatalog herausgeben. Hier werden Sie die Bilder in der Regel als TIFF-Dateien brauchen, entweder als vierfarbige Bilder (also im Farbmodell CMYK) oder als Graustufenbilder. Die Benennung dieser Fotos unterliegt den gleichen Regeln wie die JPG-Bilder, nur dass die Dateiendung jeweils ".tif" statt ".jpg" lautet.

Auch die CMYK- bzw. Graustufenbilder erwartet ABS jeweils in einem bestimmten (natürlich wieder systemweit sichtbaren) Verzeichnis, das Sie bei "Verzeichnis SW-Bilder" bzw. "Verzeichnis CMYK-Bilder" angeben.

Die weiteren Angaben in diesem Reiter benötigen, Sie, wenn die Objektfotografie im Fotostudio mit ABS unterstützen (Menüoption "Objekt -> Fotos -> erfassen"). In diesem Fall geben Sie bei "Verzeichnis Rohbilder" ein systemweit sichtbares Verzeichnis an, in dem ABS die Rohbilder abspeichert (genauer: ABS legt für jede Fotoliste einen Unterordner in dem Verzeichnis an, das Sie hier angeben; dorthin kopiert ABS die zur Fotoliste gehörigen Rohbilder und erzeugt die Fotoliste als PDF-Datei in diesem Unterordner). Damit diese Unterordner sinnvoll benannt werden können, benötigt ABS noch die Anzahl Dezimalstellen der laufenden Fotonummer, die Ihre Kamera vergibt. Falls Sie feste Regeln darüber haben, ab welchem Ausrufpreis Sie zusätzlich zum JPG-Bild ein Graustufen-TIFF bzw. ein CMYK-TIFF erstellen möchten, können Sie die zugehörigen Grenzbeträge hier erfassen - dann gibt ABS demjenigen, der die Fotos digital nachbearbeitet, auf der Fotoliste einen entsprechenden Hinweis.