Benutzerhandbuch

Wenn Sie Personendaten speichern, um einen Auftrag oder Vertrag zu erfüllen (das ist bei den Personendaten, die ein Auktionshaus speichert, in der überwiegenden Zahl der Fälle der Anlass), dann sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese Daten dann, wenn Sie sie nicht mehr benötigen, innerhalb von bestimmten Fristen zu löschen. Es reicht übrigens, wenn Sie diese Löschungen in einem bestimmten Turnus vornehmen (z.B. quartalsweise oder jährlich); wegen der formaljuristischen Details wenden Sie sich bitte an Ihren Rechtsberater.

ABS unterstützt Sie bei der Löschung nicht mehr benötigter Daten mit der Menüoption "Extras -> Kundendaten bereinigen". Wenn Sie auf diese Option klicken, sehen Sie das folgende Fenster (bis es soweit ist, kann es etwas dauern, da hier Ihre kompletten Kundendaten durchgesehen werden müssen):

Hier sehen Sie alle Personen, die je nach deren Aktivität und den von Ihnen gewählten Fristen zum Löschen anstehen (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Datenschutz"). Neben Kundennummer, Name und Adresse sehen Sie das Datum, seit dem die jeweilige Person zu löschen ist.

Am rechten Rand des Fensters sehen Sie zwei Spalten mit Haken. In der Spalte "jetzt löschen" geben Sie an, ob die betreffende Person beim aktuellen Löschvorgang gelöscht werden soll. In der Spalte "Löschsperre" können Sie angeben, ob Sie die Person dauerhaft von der Löschung ausnehmen möchten (das kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn Ihnen von der betreffenden Person die Einwillgung zur dauerhaften Speicherung ihrer Daten vorliegt).

Gehen Sie die Liste durch und passen ggf. durch das Setzen oder Entfernen der genannten Haken den Löschvorgang an Ihre individuellen Wünsche an. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Löschen". Wenn Sie die anschließende Sicherheitsabfrage bestätigen, startet ABS den Löschvorgang. Dabei geschieht das Folgende:

Zunächst werden Ihre Einstellungen zur Löschsperre in die betroffenen Personen übernommen. Danach werden die Daten der zu löschenden Personen aus Ihrer Datenbank entfernt, genauer:

• Personen, die nie bei Ihnen aktiv waren (also weder geboten noch etwas gekauft noch etwas eingeliefert haben), werden komplett gelöscht.
• Bieter, Käufer und Einlieferer werden lediglich anonymisiert, d.h. es werden alle Daten gelöscht, die Personennummer bleibt jedoch erhalten. Auf diese Weise können Sie auch nach dem Löschvorgang noch aussagekräftige Statistiken erstellen (etwa zu Auktionsumsätzen) und erfüllen trotzdem die gesetzliche Vorgabe zum Löschen der Personendaten. Anonymisierte Personendaten können Sie nicht mehr verändern, der Vorgang ist also unumkehrbar.

Übrigens: Einige wenige Personendaten sind grundsätzlich vom Löschen ausgenommen: Ihre eigenen Firmendaten, Benutzer von ABS und Mitarbeiter.