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Mit dieser Funktion können Sie eine Liste der bei Ihnen gespeicherten Mailadressen ausgeben. Diese Liste können Sie benutzen, um Massenmails (etwa Auktionsankündigungen oder dergleichen) an Ihre Kunden zu verschicken.

Nach einem Klick auf die Menüoption "Person -> Email-Liste" sehen Sie das folgende Fenster:

Diese Auswahl mag auf den ersten Blick widersinnig erscheinen, denn schließlich sind Sie ja gesetzlich verpflichtet, die Werbesperren zu respektieren - warum sollten Sie also Mailadressen von Kunden mit Werbesperre exportieren? Nun, diese Daten benötigen Sie dann, wenn Sie Ihre Mailings nicht über einen handelsüblichen Mailclient wie etwa Outlook oder Thunderbird verschicken, sondern ein spezielles Programm zum Versenden von Massenmails verwenden. Dort haben Sie unter Umständen keinen direkten Zugriff auf die Adressaten, sondern fügen einem bestehenden Empfängerstamm neue Daten hinzu (das wären aus ABS-Perspektive die Zugänge) bzw. streichen bestimmte Empfänger heraus (das wären die Abgänge).

Nachdem Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche "Speichern" bestätigt haben, erstellt ABS eine Textdatei mit den Mailadressen und informiert Sie mit einer Meldung über Speicherort und Namen der Datei.

Dieser Bereich der Systemeinstellungen (Menüoption "Extras -> Einstellungen", Reiter "Datenexport") ist für Ausgabepfade zu verschiedenen Exportvorgängen vorgesehen. Beim derzeitigen Stand von ABS (Juli 2018) könnne Sie lediglich angeben, in welches Verzeichnis Ihre Email-Listen ausgegeben werden sollen (vgl. Liste mit Mailadressen ausgeben):

Wenn Sie Personendaten speichern, um ein Vertrags- oder Auftragsverhältnis abzuwickeln, dann sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese Daten nach einer bestimmten Frist wieder zu löschen. ABS unterstützt Sie dabei mit der Funktion Kundendaten bereinigen. Mit den hier beschriebenen Einstellungen steuern Sie das Verhalten dieses Bereinigungsvorgangs. Klicken Sie dazu auf die Menüoption "Extras -> Einstellungen" und wählen Sie den Reiter "Datenschutz":

Hier stellen Sie ein, nach wieviel Jahren ABS die Informationen über bestimmte Personengruppen löschen soll. Dabei beginnt die Frist jeweils ab dem folgenden Stichtag zu laufen:

• Für Bieter ab der Gebotsabgabe
• Für Käufer ab Begleichung der Rechnung (Daten von Kunden, die ihre Rechnung nicht oder nicht vollständig bezahlt haben, bleiben also erhalten)
• Für Einlieferer ab Beendigung des Auftrags, also bei Abrechnung oder Rückgabe des letzten Objekts
• Für alle sonstigen Personen ab dem Zeitpunkt, zu dem die Daten erfasst wurden

In der obigen Abbildung sehen Sie die Einstellungen für die Löschfristen so, wie sie der Gesetzgeber aktuell (Juli 2018) vorschreibt. Diese Werte sind in ABS voreingestellt.

Schließlich geben Sie an, in welchem Turnus ABS Sie an das Löschen von Daten erinnern soll.

Wenn Sie Personendaten speichern, um einen Auftrag oder Vertrag zu erfüllen (das ist bei den Personendaten, die ein Auktionshaus speichert, in der überwiegenden Zahl der Fälle der Anlass), dann sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese Daten dann, wenn Sie sie nicht mehr benötigen, innerhalb von bestimmten Fristen zu löschen. Es reicht übrigens, wenn Sie diese Löschungen in einem bestimmten Turnus vornehmen (z.B. quartalsweise oder jährlich); wegen der formaljuristischen Details wenden Sie sich bitte an Ihren Rechtsberater.

ABS unterstützt Sie bei der Löschung nicht mehr benötigter Daten mit der Menüoption "Extras -> Kundendaten bereinigen". Wenn Sie auf diese Option klicken, sehen Sie das folgende Fenster (bis es soweit ist, kann es etwas dauern, da hier Ihre kompletten Kundendaten durchgesehen werden müssen):

Hier sehen Sie alle Personen, die je nach deren Aktivität und den von Ihnen gewählten Fristen zum Löschen anstehen (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Datenschutz"). Neben Kundennummer, Name und Adresse sehen Sie das Datum, seit dem die jeweilige Person zu löschen ist.

Am rechten Rand des Fensters sehen Sie zwei Spalten mit Haken. In der Spalte "jetzt löschen" geben Sie an, ob die betreffende Person beim aktuellen Löschvorgang gelöscht werden soll. In der Spalte "Löschsperre" können Sie angeben, ob Sie die Person dauerhaft von der Löschung ausnehmen möchten (das kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn Ihnen von der betreffenden Person die Einwillgung zur dauerhaften Speicherung ihrer Daten vorliegt).

Gehen Sie die Liste durch und passen ggf. durch das Setzen oder Entfernen der genannten Haken den Löschvorgang an Ihre individuellen Wünsche an. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Löschen". Wenn Sie die anschließende Sicherheitsabfrage bestätigen, startet ABS den Löschvorgang. Dabei geschieht das Folgende:

Zunächst werden Ihre Einstellungen zur Löschsperre in die betroffenen Personen übernommen. Danach werden die Daten der zu löschenden Personen aus Ihrer Datenbank entfernt, genauer:

• Personen, die nie bei Ihnen aktiv waren (also weder geboten noch etwas gekauft noch etwas eingeliefert haben), werden komplett gelöscht.
• Bieter, Käufer und Einlieferer werden lediglich anonymisiert, d.h. es werden alle Daten gelöscht, die Personennummer bleibt jedoch erhalten. Auf diese Weise können Sie auch nach dem Löschvorgang noch aussagekräftige Statistiken erstellen (etwa zu Auktionsumsätzen) und erfüllen trotzdem die gesetzliche Vorgabe zum Löschen der Personendaten. Anonymisierte Personendaten können Sie nicht mehr verändern, der Vorgang ist also unumkehrbar.

Übrigens: Einige wenige Personendaten sind grundsätzlich vom Löschen ausgenommen: Ihre eigenen Firmendaten, Benutzer von ABS und Mitarbeiter.

Wenn Sie Ihre Auktionen oder Ihren Freiverkauf auf externen Internetportalen veröffentlicht haben, kann es aus verschiedenen Gründen vorkommen, dass Sie eines oder mehrere davon wieder vom jeweiligen Portal entfernen möchten. Dafür gibt es die Menüoption "Objekt -> extern zurückziehen".

Nach einem Klick auf die Menüoption sehen Sie das folgende Fenster:

Möglicherweise kommt Ihnen dieses Fenster bekannt vor. In der Tat funktioniert es im Wesentlichen so wie im Beitrag Objekte extern veröffentlichen beschrieben - mit einem Unterschied: Die vier Schaltflächen zum Hinzufügen von Objekten finden jeweils auch zugeschlagene, bezahlte, abgerechnete und zurückgegebene Objekte. Falls Sie die Auswahl auf Objekte einschränken möchten, die einen bestimmten Status haben (z.B. zurückgegeben), dann benutzen Sie dafür das Kontextmenü, das Sie in der Objekttabelle über die rechte Maustaste erreichen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Zurückziehen" klicken und die anschließende Sicherheitsabfrage bestätigen, werden die ausgewählten Objekte von den ausgewählten Portalen entfernt.

Was sind Folgerechtsabgaben, und was haben sie mit Ihnen zu tun?

Folgerechtsabgaben werden nach §26 des deutschen Urheberrechtsgesetzes fällig, wenn Sie Kunstwerke eines Künstlers verkaufen, der noch lebt oder vor höchstens 70 Jahren verstorben ist und dessen Ansprüche von Ihrer nationalen Verwertungsgesellschaft wahrgenommen werden. In Deutschland ist das die VG Bild-Kunst, in den anderen Mitgliedsstaaten der EU gibt es analoge Gesetze und Verwertungsgesellschaften.

Wenn Sie ein Kunstwerk eingeliefert bekommen, stellen sich also verschiedene Fragen:

1. Können überhaupt Folgerechtsabgaben anfallen, wenn Sie das Kunstwerk verkaufen?
2. Wer bezahlt diese Abgaben?

Frage 1 ist vergleichsweise leicht zu beantworten, denn die Verwertungsgesellschaften stellen in aller Regel Formulare online zur Verfügung, mit denen Sie feststellen können, ob ein Künstler von der Verwertungsgesellschaft vertreten wird.

Frage 2 beantworten Sie selbst, indem Sie in Ihren Einlieferungs- bzw. Versteigerungsbedingungen festlegen, ob Sie die Folgerechtsabgabe den Einlieferer oder dem Käufer in Rechnung stellen. Schließlich können Sie sich auch dafür entscheiden, keines von beidem zu tun - Sie können auch die Kontaktdaten des Einlieferers der Verwertungsgesellschaft weitergeben, denn dieser schuldet die Folgerechtsabgabe. Dazu ist allerdings zu sagen, dass diese Konstruktion nur greift, wenn Sie in fremdem Namen und auf fremde Rechnung versteigern; und selbst wenn Sie diesen Weg wählen, haften Sie gesamtschuldnerisch für die Folgerechtsabgabe - wenn Ihr Einlieferer also nicht zahlen kann, geht die Folgerechtsabgabe mit Ihnen heim.

Wie geht ABS mit Folgerechtsabgaben um?

ABS unterstützt Sie dabei, folgerechtspflichtige Werke zu identifizieren und die daraus resultierende Kommunikation mit Einlieferern, Käufern und Verwertungsgesellschaften abzuwickeln (vgl. Angaben zum Folgerecht für ein Objekt erfassen, Meldung über Folgerechte erstellen). Die allgemeinen Daten, die ABS dafür benötigt, erfassen Sie in den Systemeinstellungen (Menüoption "Extras -> Einstellungen", Reiter "Folgerechte"):

Zunächst erfassen Sie den Link, unter dem Ihre Verwertungsgesellschaft die Künstlersuche zur Verfügung stellt. Zu diesem Link leitet ABS Sie weiter, wenn Sie für ein Objekt überprüfen möchten, ob Folgerechtsabgaben anfallen können (vgl. Angaben zum Folgerecht für ein Objekt erfassen). Wenn Sie keine anderslautenden Angaben machen, wird hier die URL für die Künstlersuche der deutschen VG Bild-Kunst eingefügt (Stand Januar 2019).

Des weiteren legen Sie fest, ob und wem wie Sie Folgerechtsabgaben weiterberechnen möchten: Dem Einlieferer oder dem Käufer. Sie können sich, wie oben erläutert, auch dafür entscheiden, die Folgerechtsabgaben überhaupt nicht zu vereinnahmen und statt dessen die Kontaktdaten des Einlieferers an die Verwertungsgesellschaft weiterzugeben.

Bei diesen Angaben handelt es sich um Standardwerte; selbstverständlich können Sie sich bei jedem Objekt auch für eine abweichende Behandlung der Folgerechtsabgabe entscheiden.

Schließlich geben Sie hier an, welchem Tarif die Folgerechtsabgabe unterliegt. Standardmäßig setzt ABS hier die Werte ein, die aktuell den Regelungen des §26 des deutschen Urheberrechtsgesetzes entsprechen (Stand Januar 2019). Falls sich Ihr Unternehmen nicht in Deutschland befindet oder der Tarif sich in der Zukunft ändert, können Sie hier die notwendigen Änderungen vornehmen.