Bei der hier beschriebenen Funktionalität handelt es sich um ein optionales Zusatzmodul zu ABS, das nicht in der Grundversion enthalten ist.
Wozu ist dieser Export überhaupt gut?
In den beiden vorigen Beiträgen haben wir beschrieben, wie Sie ein Berichtsergebnis in Dateien exportieren können, die von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel gelesen werden können. Excel hat eine Funktionslücke - in der Zelle einer Excel-Tabelle können Sie keine Bilder darstellen. Bei Berichten über Objekte oder Lose fallen aber Objektfotos an - diese Bilder können Sie also nicht in CSV-Dateien oder Excel-Dokumente exportieren.
Gleichwohl gibt es Kollegen, die genau das tun möchten - zum Beispiel, weil sie einen Bericht über die Lose einer bestimmten Auktion dafür benutzen möchten, um einen tabellarischen Katalog mit Objektfotos zu erzeugen, den die Besucher der Vorbesichtigung benutzen können.
Die Lösung besteht darin, das Berichtsergebnis in ein Word-Dokument zu exportieren, denn Word-Dokumente können sehr wohl Bilder enthalten.
Übrigens: Ein Beispiel für den Export eines Berichtsergebnisses in ein Word-Dokument finden Sie im Beitrag Berichte: Unverkaufte Lose einer Auktion.
Was brauchen Sie, wenn Sie auf diese Weise Daten exportieren möchten?
Nun, ein Berichtsergebnis ist im Wesentlichen eine Tabelle mit Daten. Ein Word-Dokument kann zwar auch Tabellen enthalten, aber noch manches andere. Damit ABS weiß, welche Daten Sie wo in Ihrem Word-Dokument haben möchten, brauchen Sie eine Dokumentvorlage (vgl. Allgemeines (Arbeiten mit Dokumentvorlagen und Textbausteinen)). Diese Dokumentvorlage muss genau eine Tabelle enthalten. Die letzte Zeile dieser Tabelle benutzt ABS als Blaupause für die einzufügenden Daten - für jedes Datenmerkmal, das Sie einfügen möchten, benutzen Sie den entsprechenden Platzhalter.
Hier ist eine Aufstellung der Platzhalter, die ABS in diesem Zusammenhang verarbeitet:
| Anstelle des Platzhalters... | ...steht im fertigen Dokument: |
| [artnr] | Die Objektnummer eines Objekts oder Loses. |
| [auftraggeberName] | Der Name des Auftraggebers (verfügbar für Objekte und Lose). |
| [auktionNr] | Die Auktionsnummer eines Objekts - oder genauer: Die Nummer der zeitlich spätesten Auktion, der das Objekt zugeordnet ist. |
| [ausruf] | Der Ausrufpreis eines Objekts oder Loses. |
| [bezahlt] |
Für Objekte oder Lose der Text "Ja" oder "Nein", je nachdem ob das Objekt den Zustand "bezahlt" hat oder nicht. Achtung: Bei Objektzuständen ist ABS pingelig (deswegen auch die etwas umständliche Formulierung gerade vorhin). Ein Objekt hat genau einen der Zustände "unverkauft", "zugeschlagen", "bezahlt", "abgerechnet" oder "zurückgegeben". Das heißt also, dass in diesem Sinne ein abgerechnetes Objekt nicht den Zustand "bezahlt" hat. |
| [bieternummer] | Die Bieternummer des Käufers (verfügbar für Lose). |
| [foto] |
Das Hauptfoto eines Objekts oder Loses. Dieser Platzhalter versteht zwei Attribute:
In einen Platzhalter namens "[foto breite=4,5cm hoehe=3cm]" würde ABS also das Hauptfoto einfügen, und zwar so skaliert, dass die Abbldung nicht breiter als 4,5cm und nicht höher als 3cm ist. |
| [kaeufernummer] | Die Kundennummer des Käufers (verfügbar für Objekte und Lose). |
| [katalogbeschreibung] | Die deutsche Katalogbeschreibung eines Objekts oder Loses (ohne Textauszeichnung, also ohne Fettschrift etc.). |
| [katalogbeschreibungEN] | Die englische Katalogbeschreibung eines Objekts oder Loses (ohne Textauszeichnung, also ohne Fettschrift etc.). |
| [katalogbeschreibungES] | Die spanische Katalogbeschreibung eines Objekts oder Loses (ohne Textauszeichnung, also ohne Fettschrift etc.). |
| [katalogbeschreibungFR] | Die französische Katalogbeschreibung eines Objekts oder Loses (ohne Textauszeichnung, also ohne Fettschrift etc.). |
| [katalogbeschreibungPT] | Die portugiesische Katalogbeschreibung eines Objekts oder Loses (ohne Textauszeichnung, also ohne Fettschrift etc.). |
| [katalogbeschreibungRtf] | Die deutsche Katalogbeschreibung eines Objekts oder Loses (mit Textauszeichnung, also mit Fettschrift etc.). |
| [katalogbeschreibungRtfEN] | Die englische Katalogbeschreibung eines Objekts oder Loses (mit Textauszeichnung, also mit Fettschrift etc.). |
| [katalogbeschreibungRtfES] | Die spanische Katalogbeschreibung eines Objekts oder Loses (mit Textauszeichnung, also mit Fettschrift etc.). |
| [katalogbeschreibungRtfFR] | Die französische Katalogbeschreibung eines Objekts oder Loses (mit Textauszeichnung, also mit Fettschrift etc.). |
| [katalogbeschreibungRtfPT] | Die portugiesische Katalogbeschreibung eines Objekts oder Loses (mit Textauszeichnung, also mit Fettschrift etc.). |
| [kategorieKurzname] | Der Kurzname der Kategorie (verfügbar für Objekte und Lose). |
| [kategorieName] | Der Langname der Kategorie (verfügbar für Objekte und Lose). |
| [kurzbeschreibung] | Die Kurzbeschreibung eines Objekts oder Loses. |
| [ladenverkaufspreis] | Der Ladenverkaufspreis eines Objekts oder Loses. |
| [limit] | Der Limitpreis eines Objekts oder Loses. |
| [los] | Für Lose: Die Losnummer. Für Objekte: Die Losnummer in der zeitlich letzten Auktion, der das Objekt zugelordnet ist. |
| [schaetzpreisBis] | Der untere Schätzpreis eines Objekts oder Loses. |
| [schaetzpreisVon] | Der obere Schätzpreis eines Objekts oder Loses. |
| [unterVorbehalt] | Die Information, ob ein Objekt oder Los unter Vorbehalt zugeschlagen wurde oder nicht. |
| [zuschlagspreis] | Der Zuschlagspreis eines Objekts oder Loses. |
Wenn Sie Platzhalter benutzen, die ABS nicht kennt, oder wenn das entsprechende Datenmerkmal nicht Teil Ihres Berichtsergebnisses ist, dann fragt ABS Sie vor dem Export, welche Texte in diese Platzhalter eingefügt werden sollen.
Alle Gestaltungselemente, die sich außerhalb der letzten Tabellenzeile befinden und keine Platzhalter sind, werden unverändert in das Ausgabedokument übernommen.
Wie exportieren Sie Ihre Daten?
Um ein Berichtsergebnis in ein Word-Dokument zu exportieren, klicken Sie im Ergebnisfenster Ihres Berichts (vgl. Bericht ausführen) links unten auf die Schaltfläche "Exportieren" und in dem Menü, das sich daraufhin öffnet, auf die Option "als Word-Dokument". Anschließend wählen Sie die Dokumentvorlage aus, die Sie zum Export benutzen möchten. Danach erzeugt ABS das Word-Dokument mit den Daten des Berichtsergebnisses und öffnet die erzeugte Datei mit der Standardanwendung (in der Regel ist das Word). Das exportierte Word-Dokument befindet sich übrigens in Ihrem temporären Verzeichnis (vgl. Systemeinstellungen: Der Reiter "Ausgabe") und heißt "bericht[datum_und_uhrzeit].docx" (anstatt von "datum_und_uhrzeit" steht im Dateinamen der Zeitpunkt, zu dem der Bericht exportiert wurde).
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