Benutzerhandbuch

Sortierung

In den vergangenen Beiträgen hatten wir mit einem Bericht gearbeitet, der für alle Personen namens Meier (oder so ähnlich) in Deutschland und Österreich Kundennummer, Namens- und Adressdaten auswirft. Was wir noch nicht definiert haben, ist die Sortierung der Daten. Das geschieht im Reiter "Datenmenge, Sortierung":

In der Tabelle links sehen Sie alle Datenmerkmale, nach denen das Berichtsergebnis sortiert werden kann. Um eine Sortierung auszuwählen, ziehen Sie das gewünschte Datenmerkmal bei gedrückter linker Maustaste von rechts nach links.

Nehmen wir an, dass wir unser Berichtsergebnis für eine Postsendung benötigen, und sortieren die Daten nach Land und Postletzahl. Ziehen Sie zunächst das Datenmerkmal "Wohnadresse: Land" von rechts nach links.

Wie Sie sehen, können Sie hier noch die Sortierrichtung angeben (aufsteigend oder absteigend). Das brauchen wir hier nicht, aber die zweite Sortierung (nach der Postleitzahl der Wohnadresse) wollen wir noch einfügen, wie gehabt per Klicken und Ziehen:

Jetzt werden unsere Meiers nach dem Land und innerhalb eines Landes nach der Postleitzahl sortiert. Übrigens: Wenn Sie eine Sortierung entfernen möchten, dann ziehen Sie sie einfach aus der rechten Tabelle zurück in die linke. Und wenn Sie die Reihenfolge der Sortierung verändern wollen, dann ziehen Sie das jeweilige Sortiermerkmal in der rechten Tabelle an die gewünschte Position.

Datenmenge

Links oben im Reiter "Datenmenge, Sortierung" können Sie einstellen, ob Sie alle Daten abrufen möchten, die die gewählten Bedingungen erfüllen, oder nur eine bestimmte Maximalanzahl. Das letztere kann sinnvoll sein, wenn es Ihnen tatsächlich um Extremwerte geht. So könnten Sie sich etwa einen Bericht bauen, der das teuerste je verkaufte Objekt auswirft - das wäre ein Bericht über Objekte mit der Bedingung "Zuschlagspreis größer als Null", sortiert nach Zuschlagspreis in absteigender Reihenfolge, mit einer maximalen Datenmenge von 1. Probieren Sie es aus!

Datenabruf komplett oder in Paketen

Rechts oben können Sie einstellen, ob die Daten komplett oder in Paketen einer bestimmten Maximalgröße abgerufen werden sollen. Dass es diese Einstellung überhaupt gibt, hat folgenden Hintergrund:

Je mehr Daten Sie aus der Datenbank abrufen, umso länger dauert es. Das wäre erst einmal nicht überraschend, aber: Wenn Sie sehr viele Daten abrufen, steigt die Abrufzeit überproportional. Das bedeutet, dass der Abruf vom 2000 Datensätzen länger dauert als zweimal der Abruf von je 1000 Datensätzen. Je größer die Datenmenge ist, umso deutlicher macht sich dieser Effekt bemerkbar, und je nachdem, wie schnell Ihre Netzwerkverbindung ist, kann der Abruf von großen Datenmengen damit ziemlich schwerfällig sein. In solchen Situationen kann es den Datenabruf unter Umstände deutlich beschleunigen, wenn Sie Ihre Daten in Paketen von, sagen wir, 500 oder 1000 Datensätzen abrufen.