Benutzerhandbuch

Wozu brauchen Sie Berichte überhaupt?

Wenn Sie sich in der Praxis Ihres Auktionshauses umschauen, dann möchte ich wetten, dass Sie an der einen oder anderen Stelle Listen über irgend etwas verwenden - Bieter, Lose, Rechnungen etc.

Erfahrungsgemäß gibt es in unterschiedlichen Auktionshäusern höchst unterschiedliche Bedürfnisse nach Listen. Eine Liste, mit der Sie regelmäßig arbeiten, wird möglicherweise von einem anderen Kollegen gar nicht oder in anderer Form benötigt.

Daraus ergibt sich für den Programmierer und Schreiber dieser Zeilen die Frage, wie mit diesen unterschiedlichen Bedürfnissen umzugehen ist. Auf den ersten Blick könnte die Lösung ja darin bestehen, für jede Liste, die in der großen weiten Welt benötigt wird, eine eigene Menüoption in ABS zu programmieren. Sie ahnen schon, dass wir uns nicht für diese Variante entschieden haben, und das - so meinen wir - aus gutem Grund: Sie hätten dann in ABS einen Wust von Menüoptionen für unterschiedlichste Listen, von denen Sie jeweils nur einen Bruchteil benötigen - und zudem wären die Listen, die Sie brauchen, nicht optimal auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

Die Lösung, für die wir uns entschieden haben, besteht darin, dass Sie sich Ihre Listen selbst machen. Das Werkzeug dafür ist das Berichtswesen. Nun mag es zwar sein, dass Ihnen die Erstellung eines Berichtes eher kompliziert erscheint (so schlimm ist es übrigens gar nicht) - wenn ein Bericht aber erst einmal da ist, kann er jederzeit mit den jeweils aktuellen Daten aus der Datenbank wiederverwendet werden.

Ein weiterer Vorteil von Berichten besteht darin, dass Sie mit den abgerufenen Daten mehr anfangen können, als sie nur zur Kenntnis zu nehmen: Sie können die Daten als CSV-Datei oder Excel-Sheet exportieren. Bei Berichten über Objekte oder Lose können Sie darüber hinaus für ganze Objektgruppen die Kategorie ändern oder Beschreibungstexte übersetzen.

Was ist ein Bericht eigentlich?

Nun, ein Bericht ist ein benutzerdefinierter Datenabruf. Ich gebe zu, dass damit nur ein fachchinesischer Ausdruck durch einen anderen ersetzt ist, deshalb noch einmal: Mit einem Bericht stellen Sie der Datenbank eine spezifische Frage, und ABS wirft Ihnen die zugehörige Antwort aus.

Spezifische Fragen können z.B. lauten:

• Welche Personen wurden im laufenden Monat neu erfasst?
• Wie viele Lose haben wir in einer bestimmten Auktion?
• Was waren die zehn teuersten Zuschläge aller Zeiten?

Die o.g. Fragen haben gemeinsame Merkmale:

• Es wird nach einer bestimmten Art von Daten gefragt (in den genannten Beispielen nach Personen, Losen bzw. Objekten).
• Die Daten, die abgerufen werden, müssen bestimmte Bedingungen erfüllen (so muss im ersten Beispiel das Erfassungsdatum der gesuchten Personen im laufenden Monat liegen).
• Die Menge der abgerufenen Daten kann begrenzt werden (das geschieht im dritten Beispiel).

Diese Merkmale können Sie in einem Bericht formalisieren:

• Sie legen fest, welche Art von Daten abgerufen werden soll.
• Sie bestimmen, welche Kriterien die abgerufenen Daten erfüllen müssen. Anders gesagt entscheiden Sie hier, welche Zeilen in Ihrer Liste ausgeworfen werden.
• Sie wählen die Datenmerkmale aus, die der Bericht auswerfen soll. Anders gesagt wählen Sie die Spalten Ihrer Liste aus.
• Schließlich bestimmen Sie, wie die Daten sortiert werden sollen, und ob Sie alle Daten oder nur eine bestimmte Datenmenge abrufen möchten.

Was erfahren Sie in dieser Dokumentation?

Zunächst werden die einzelnen Menüoptionen im Menü "Berichte" beschrieben. Hier erfahren Sie, wie Sie neue Berichte anlegen, bestehende Berichte verändern oder löschen, und schließlich, wie Sie die Daten eines Berichtes aus der Datenbank abrufen und weiter verarbeiten können. So können Sie einzelne Datensätze bearbeiten, Daten für ganze Gruppen von Datensätzen verändern und die Daten exportieren.

Anschließend gehen wir in die Praxis und sehen anhand ausgewählter Beispiele, was Sie mit Berichten alles tun können und wie es geht.

Trauen Sie sich, und wenn nötig, fragen Sie nach!

Auf den ersten Blick mag Ihnen der Umgang mit Berichten ungewohnt und vielleicht auch schwierig erscheinen. Die Erfahrung zeigt aber, dass sich mit Berichten viele Arbeitsabläufe einfacher gestalten lassen. Darum: Nur zu! Und wenn Sie einmal das Gefühl haben, wirklich im Wald zu stehen, dann wenden Sie sich an uns - wir helfen Ihnen wie immer gerne weiter.