Gestaltungsbeispiel
Einschränkungen bei der Gestaltung
Wenn Sie den Briefkopf an Ihre Firma anpassen, dann achten Sie darauf, dass die Höhe des Seitenkopfes sich möglichst wenig verändert (eine Abweichung von ein bis zwei Millimetern ist akzeptabel). Diese Einschränkung ist notwendig, damit die Empfängeradresse auf dem Papier dort landet, wo bei einem C4-Umschlag das Fenster ist. Insbesondere dann, wenn Sie Briefe über einen externen Service (z.B. rechnung.de) verschicken, ist es wichtig, dass Sie diese Einschränkung respektieren, denn dann kuvertieren Sie Ihren Brief ja nicht selbst, sondern er läuft von irgend einer anonymen Druckstraße.
In der Tabelle im oberen Seitendrittel ändern Sie bitte nicht die Position der Platzhalter in der linken Spalte. Der Grund ist der gleiche wie oben: An dieser Stelle des Dokuments werden die Absender- und Empfängeradresse eingefügt, und es muss gewährleistet sein, dass diese Daten im Fenster des Umschlages sichtbar sind.
Die beiden rechten Spalten dieser Tabelle können Sie in der Breite etwas verändern, aber löschen Sie sie bitte nicht. Hier fügt ABS die Kontaktdaten des Absenders und sonstige Daten ein (Name, Telefonnummer, Datum des Briefes etc.). Wenn die beiden Tabellenspalten fehlen, kann ABS die Dokumentvorlage nicht verwenden.
Verwendbare Platzhalter
Sie können alle Platzhalter verwenden, die im Beitrag Geschäftspapier beschrieben sind, und darüber hinaus die folgenden:
| Anstelle des Platzhalters... | ...steht im fertigen Dokument: |
| [absenderFunktion] | Die Funktion des Absenders (also des Benutzers, der den Brief ausgelöst hat) |
| [absenderName] | Vorname und Name des Absenders (also des Benutzers, der den Brief ausgelöst hat) |
| [anrede] | Die Anredeformel für den Empfänger |
| [Betreff] | Die Betreffzeile des Briefes |
| [empfaengerAnschrift] | Name und Adresse des Empfängers |
| [empfaengerBankverbindung] | Die aktive Bankverbindung des Empfängers. Das ist diejenige Bankverbindung, bei der der Haken "aktiv" gesetzt ist; wenn dieser Haken bei keiner Bankverbindung gesetzt ist, dann die zuletzt erfasste Bankverbindung; wenn es keine Bankverbindung gibt, ein leerer Text. |
| [empfaengerEmail] | Die Email-Adresse des Empfängers. Wenn es mehr als eine Mailadresse gibt, werden alle Mailadressen durch Komma getrennt eingefügt. |
| [empfaengerTelefon] | Die Telefonnummer des Empfängers. Wenn es mehr als eine Telefonnummer gibt, werden alle Telefonnummern durch Komma getrennt eingefügt. |
| [text] | Der Text des Briefes. Bei der Menüoption "Person -> Brief" steht hier gar nichts (denn den individuellen Text geben Sie ja erst im geöffneten Word-Dokument ein); der Platzhalter ist aber wichtig für andere vorformulierte Geschäftsbriefe, z.B. Mahnungen. |
Siehe auch
Allgemeines (Arbeiten mit Dokumentvorlagen und Textbausteinen)
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