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Mit dieser Funktion können Sie aus Ihren Kontoauszügen Zahlungen zu Rechnungen, Abrechnungen etc. generieren. Voraussetzung dafür ist, dass Ihnen der Kontoauszug als CSV-Datei vorliegt - aus den meisten aktuellen Bankingprogrammen können Sie solche Daten exportieren.

Zunächst klicken Sie auf die Menüoption "Zahlungsverkehr -> Kontoauszüge einlesen". Nun wählen Sie die CSV-Datei mit dem gewünschten Kontoauszug aus. Danach zeigt Ihnen ABS das folgende Fenster:

Hier wählen Sie aus, welche Daten zu den einzelnen Buchungen sich in welcher Spalte Ihrer CSV-Datei befinden. Ihre Auswahl merkt sich ABS übrigens auf Unternehmensebene (denn in aller Regel werden Ihre Kontoauszüge ja immer die gleiche Datenstruktur haben).

Anschließend klicken Sie auf "Speichern". ABS liest jetzt die Kontoauszugsdaten ein und ordnet ihnen die wahrscheinlichsten Belege zu. Dabei sucht ABS für jede Buchungszeile nach folgenden Übereinstimmungen:

• Wenn es in ABS Personen mit der Bankverbindung aus der Buchungszeile gibt, werden Belege dieser Personen zugeordnet.
• Wenn im Verwendungszweck Zahlen genannt werden, ordnet ABS diejenigen Belege zu, deren Belegnummer oder Kundennummer einer dieser Zahlen entspricht; außerdem werden Auktionsrechnungen zugeordnet, deren Bieter- und Auktionsnummer im Verwendungszweck genannt sind.

Dieser Prozess findet im Hintergrund statt; Sie können währenddessen in ABS weiterarbeiten. Am Schluss zeigt Ihnen ABS die eingelesenen Daten:

In der linken Hälfte des Fensters sehen Sie die eingelesenen Kontoauszugsdaten. Die Farbe, in der eine Buchungszeile angezeigt wird, hat folgende Bedeutung:

• Rot bedeutet: Der Buchungszeile ist kein Beleg zugeordnet.
• Gelb bedeutet: Der Buchungszeile sind Belege zugeordnet (es kann auch nur ein einziger sein), deren Zahlbetrag in Summe aber geringer ist als der Buchungsbetrag.
• Grün bedeutet: Der Buchungszeile sind Belege zugeordnet, deren Zahlbetrag in Summe mindestens so hoch ist wie der Buchungsbetrag.

Rechts zeigt Ihnen ABS die Belege, die zu der jeweiligen Buchungszeile gehören, und zwar in der oberen Tabelle diejenigen, die der Buchungszeile tatsächlich zugeordnet sind, und in der unteren diejenigen, zur Buchungszeile gehören könnten.

Wenn es einen Beleg gibt, der betragsmäßig genau zur Buchungszeile passt, hat ABS ihn schon beim Einlesen automatisch zugeordnet. Ansonsten können Sie einen (oder mehrere) Belege der Buchungszeile zuordnen, indem Sie sie bei gedrückter linker Maustaste aus der Tabelle mit den vorgeschlagenen in die Tabelle mit den zugeordneten Belegen ziehen. Umgekehrt funktioniert es genauso: Wenn Sie einen Beleg aus der Tabelle rechts oben in die Tabelle rechts unten ziehen, heben Sie die Zuordnung zur Buchungszeile auf.

Den Betrag der Zahlung, die für einen zugeordneten Beleg erfasst wird, schlägt ABS Ihnen zwar vor, Sie können ihn aber auch individuell ändern. Damit können Sie z.B. den folgenden Fall abbilden: Ein ausländischer Kunde überweist eine Rechnung, für die aber Bankspesen fällig werden. Wenn Sie sich nun entscheiden, diese Spesen zu übernehmen, können Sie im Zahlbetrag den kompletten Rechnungsbetrag eintragen, obwohl der Buchungsbetrag etwas niedriger ist.

ABS hat den Beleg zu einer Buchung nicht gefunden - was jetzt?

Dieser Fall wird immer wieder auftreten, besonders bei Rechnungen. Schließlich hat es Ihr Kunde in der Hand, welchen Verwendungszweck er angibt - und wenn es dumm läuft, steht dort keine Rechnungsnummer, Kundennummer oder sonst etwas, mit dem ABS etwas anfangen könnte. In diesem Fall haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• In der linken Tabelle (die mit den Kontoauszugsdaten) haben Sie ein Kontextmenü, das Sie über die rechte Maustaste erreichen. Hier können Sie die aktuelle Buchungszeile händisch einer bestimmten Person zuordnen (vgl. Person finden). Wenn Sie eine Person ausgewählt haben, ordnet ABS der Buchungszeile die Belege dieser Person zu.
• In der Tabelle mit den zugeordneten Belegen (rechts oben) haben Sie ebenfalls ein Kontextmenü. Hier können Sie der Buchungszeile einzelne Belege händisch zuordnen. Außerdem können Sie hier neue freie Rechnungen oder Gutschriften erzeugen, die dann automatisch der Buchungszeile zugeordnet werden.

Belegdaten anzeigen

In den beiden Belegtabellen auf der rechten Seite können Sie über das Kontextmenü die Belegdetails und die PDF-Datei zum Beleg anzeigen. Wenn Sie auf einen Beleg doppelklicken, öffnet sich das Fenster mit den Belegdetails.

Zahlungen erzeugen

Wenn Sie alle Belege zugeordnet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern". ABS erzeugt jetzt zu allen zugeordneten Belegen Zahlungen in Höhe der angegebenen Zahlbeträge.

Außerdem speichert ABS die Bankverbindung jeder Buchungszeile in den Empfängern der Belege, die dieser Buchungszeile zugeordnet sind. Auf diese Weise lernt die Funktion immer weiter dazu - denn beim Einlesen werden die jeweiligen Belegempfänger ja unter anderem dann gefunden, wenn es eine Übereinstimmung in der Bankverbindung gibt.