Einstellungen für Briefköpfe wurden flexibilisiert
Bisher wurden auf Rechnungen, Abrechnungen, Rückgabebelegen etc. im Briefkopf bestimmte, feste Informationen ausgegeben: Der Name des Ansprechpartners (das war immer der gerade angemeldete ABS-Benutzer) sowie die allgemeine Telefonnummer, Faxnummer und Mailadresse des Auktionshauses. Auf buchhaltungsrelevanten Belegen wurde zusätzlich noch das Fibu-Konto des Belegempfängers ausgegeben.
Diese Funktionalität war für einige Auktionshäuser zu starr. Es wurde der Wunsch geäußert, einstellen zu können, welche Informationen im Briefkopf erscheinen und welche nicht; außerdem wurde gewünscht, für bestimmte Zusammenhänge abweichende Absenderinformationen ausgeben zu können.
Diesen Wünschen trägt Version 3.1.6.0 Rechnung. In den Einstellungen (Menüoption "Extras -> Einstellungen") gibt es jetzt einen neuen Reiter namens "Briefkopf", in dem Sie durch Klicken und Ziehen einstellen können, welche Inhalte in welcher Reihenfolge auf dem Briefkopf ausgegeben werden.
Sicherlich ist Ihnen bereits aufgefallen, dass neben den hier beschriebenen Inhalten noch andere Informationen im Briefkopf stehen: Die Kundennummer des Empfängers, die Rechnungs- oder Abrechnungsnummer, das Belegdatum etc. Diese Inhalte wind zum größten Teil gesetzlich vorgeschrieben; daher lässt Ihnen ABS hier keine Wahl, sondern gibt diese Inhalte immer aus.
Abweichende Absenderinformationen sind jetzt möglich
In den Einstellungen im Reiter "Ausgabe" gibt es eine neue Spalte in der Tabelle für die Standard-Ausgabeoptionen. Sie enthält für jede Zeile eine Schaltfläche namens "Absender". Durch einen Klick auf diese Schaltfläche öffnen Sie ein neues Fenster, in dem Sie ggf. abweichende Absenderinformationen hinterlegen können.
Die hier hinterlegten Informationen werden zum einen auf dem Briefkopf ausgegeben, sie werden aber auch berücksichtigt, wenn ein Beleg per Mail verschickt wird. Wenn Sie etwa in den Ausgabeoptionen für die Rechnungen als Ansprechpartner den festen Text "Team Buchhaltung" und die Mailadresse "Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!" hinterlegen, dann ist der Absender der automatisch generierten Mail "Team Buchhaltung, Auktionshaus Mustermann <Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!>", und im automatisch generierten Anschreiben steht als Unterschrift "Team Buchhaltung".
ACHTUNG: Wenn Sie abweichende Mailadressen für den Absender verwenden, dann stellen Sie sicher, dass Ihr Mailserver diese Mailadressen auch akzeptiert. Viele Mailprovider akzeptieren als Absenderadressen nur Adressen, die auch tatsächlich beim Provider registriert wurden, und verweigern andernfalls den Versand der Mail.
Weitere Neuerungen
- Wenn Sie Rechnungen oder Abrechnungen ausgeben, können Sie die jeweiligen Ausgabeoptionen über einen Klick auf den entsprechenden, blau hinterlegten Link einstellen. Ab jetzt blendet ABS Ihnen die eingestellten Ausgabeoptionen ein, wenn Sie die Maus auf diesen Link bewegen – Sie müssen also nicht mehr klicken, um Ihre Ausgabeoptionen zu überprüfen.
- Wenn Sie Objekte zurückgeben (Menüoption „Auftrag -> anzeigen“), dann bekommen Sie jetzt einen Warnhinweis, wenn Objekte dabei sind, die zukünftigen Auktionen zugeordnet sind.
- In den Systemeinstellungen, Reiter „Email“ gibt es jetzt einen Test-Button, mit dem Sie direkt überprüfen können, ob Ihre Maileinstellungen funktionieren. Außerdem können Sie jetzt neben Benutzernamen und Passwort auch den Domainnamen für Ihren SMTP-Server angeben.