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Zu Ihren buchhalterischen Tätigkeiten gehört es, dass Sie den Überblick darüber behalten, welche Zahlungen zu Rechnungen eingegangen sind, die Sie an Kunden gestellt haben - und auch, welche Zahlungen Sie für Objekte geleistet haben, die Sie Einlieferern gegenüber abgerechnet haben. ABS unterstützt Sie dabei mit der Menüoption "Zahlungsverkehr -> Zahlungen erfassen". Nach dem Klick auf diese Option sehen Sie das folgende Fenster:

Wie Sie sehen, können Sie hier einen ganzen Bereich von Belegnummern auswählen. Geben Sie die erste und letzte Belegnummer des gewünschten Bereiches an und klicken Sie auf die Schaltfläche "Finden"; anschließend zeigt ABS Ihnen die Belege des gewählten Bereiches an:

Wenn Sie in der Liste der angezeigten Belege mit der rechten Maustaste klicken, sehen Sie ein Kontextmenü, dessen Funktionen nachstehend beschrieben werden:

Zahlungen

Mit der Option "Zahlungen" des Kontextmenüs öffnen Sie ein neues Fenster:

Hier können Sie eingegangene Zahlungen (für Rechnungen) bzw. von Ihnen geleistete Zahlungen (für Abrechnungen) erfassen. Das funktioniert so ähnlich wie unter Auktionsrechnung stellen beschrieben - nur mit dem Unterschied, dass Sie für den Fall, dass der Rechnungsempfänger gleichzeitig ein Einlieferer ist, Beträge zur Verrechnung nicht über die Liste mit den Zahlungen erfassen. Wenn Sie den Rechnungsbetrag oder einen Teilbetrag mit dem Guthaben des Kunden verrechnen möchten, geben Sie diesen Betrag statt dessen bei "Zur Verrechnung vorgesehener Betrag" ein.

Skonto berücksichtigen

Wenn Sie bei Rechnungsstellung Skonto vereinbart haben, können Sie mit dem Haken "Skonto gewährt" steuern, ob der skontierte Rechnungsbetrag als Komplettzahlung akzeptiert wird oder nicht. Der Haken ist standardmäßig gesetzt, wenn Sie sich noch innerhalb der Skontofrist befinden; Sie können ihn aber auch nach Ablauf der Skontofrist noch setzen. Damit können Sie den Fall modellieren, dass die (skontierte) Zahlung erst kurz nach Ende der Skontofrist eintrifft, Sie den Skonto kulanzhalber aber noch gewähren möchten.

Versandkosten stornieren

Manchmal kommt es vor, dass Sie einem Kunden Versandkosten in Rechnung gestellt haben, dieser die Rechnung aber ohne Versandkosten bezahlt - sei es, weil er die Ware persönlich abholt oder den Transport selbst und auf eigene Kosten organisiert. In diesem Fall können Sie den Haken "Versandkosten stornieren" setzen. Dadurch werden die Versandkosten der Rechnung auf Null gesetzt; falls die Rechnung bereits verbucht wurde, wird im Hintergrund eine Stornobuchung über die Versandkosten erzeugt.

Benachrichtigen Sie den Rechnungsempfänger über den Eingang seiner Zahlung

Sie können dem Rechnungsempfänger automatisiert eine Mailnachricht zukommen lassen, mit der ihm der Eingang seiner Zahlung bestätigt wird. "Ab Werk" ist diese Funktion deaktiviert. Um sie zu nutzen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" links unten. Danach öffnet sich das folgende Fenster:

 

Hier können Sie einstellen, ob Bestätigungsnachrichten immer (oder auch gar nicht) verschickt werden sollen, oder ob ABS nachfragen soll, bevor eine Zahlungsbestätigung verschickt wird.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Absender" können Sie ggf. abweichende Absenderinformationen für die Benachrichtigung hinterlegen. Näheres zu dieser Möglichkeit finden Sie im Beitrag Systemeinstellungen: Der Reiter "Ausgabe".

Wie Sie den Text der Zahlungsbestätigung an Ihre Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie in den folgenden Beiträgen:

Positionen

Mit einem Klick auf die Option "Positionen" im Kontextmenü zeigt ABS Ihnen die Positionen des gewählten Belegs an. Bei Rechnungen können Sie hier auch einzelne Positionen bzw. die komplette Rechnung stornieren (vgl. Rechnung anzeigen).

PDF-Datei

Wenn Sie auf die Option "PDF-Datei" des Kontextmenüs klicken, öffnet ABS die gespeicherte PDF-Datei. Das kann angenehm sein, wenn Sie die Datei z.B. nochmals ausdrucken möchten.

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